Avalanche de refus à venir ?

L’infolettre de la RAMQ datant du 26 mai dernier annonce la couleur : toute la facturation des omnipraticiens et spécialistes sera vérifiée et réévaluée depuis le 1er avril 2016, date d’avènement de SYRA. Cela risque d’occasionner beaucoup de rectifications et de refus dans la facturation de nombreux médecins.

Pour consulter cette infolettre : Cliquez ici !

Le délai de correction des factures a donc été temporairement levé (habituellement 135 jours après la date des services), pour permettre d’effectuer les modifications nécessaires aux demandes révisées et refusées rétroactivement par la RAMQ.

Faut-il s’inquiéter?

Xacte est l’une des seules compagnies qui examine aussi méticuleusement les états de compte de ses clients et y insère une foule de validations afin de bien suivre les règles écrites dans le manuel. Pour notre clientèle avec le plan Expert, l’équipe de Xacte va donc continuer de surveiller très étroitement les factures refusées sur les états de compte à venir afin d’en vérifier les motifs et d’agir en conséquence.

Xacte valide le plus possible afin de suivre les règles de facturation édictées par la RAMQ. Nous ferons donc notre maximum afin d’agir en faveur de nos clients pour qu’ils aient le moins d’impact possible lors de cette réévaluation massive. Il est fort probable que les refus soient plus nombreux pour les clients dont les demandes ont été facturées dans d’autres logiciels. Notre équipe s’occupera de tout (plan Expert). C’est ce que nous avons toujours fait, et c’est aussi pour cela que Xacte est réputée, pour son service client inégalé !

En cas de refus, nous vous aviserons par voie de clavardage, courriel ou via votre suivi de dossier. Donc si vous ne recevez aucun message de refus importants, c’est que votre dossier est conforme et que vous n’avez pas à vous inquiéter.

Xacte veille sur votre facturation, vous êtes entre de bonnes mains !

Compétition + SYRA = Fonctionnalités manquantes

D’après un récent avis émis par la RAMQ, celle-ci affirme avoir reçu plusieurs plaintes de médecins en lien avec la nouvelle version SYRA de certains logiciels de facturation.

On peut y lire que plusieurs systèmes n’offrent pas certaines fonctionnalités pourtant importantes telles que :
La modification de facture;
La facturation des frais de déplacement;
Le relevé d’honoraires lié à la demande de remboursement au patient.

Chez Xacte nous offrons toutes ces fonctionnalités.

Les impacts pour le médecin

Bien que la RAMQ invite ses développeurs à fournir un système complet avec toutes les fonctionnalités requises, elle ne peut pas les obliger à le faire. Il s’agit d’un choix que font les développeurs. Ce sont les utilisateurs qui, en optant pour un système incomplet, courrent le risque d’en subir les inconvénients, comme des pertes de revenus. De plus, il est difficile pour les médecins qui utilisent un mode de saisie papier (carton) de se rendre compte des anomalies informatiques pouvant affecter le logiciel de leur agent de facturation. Pourtant, ces manques peuvent potentiellement faire encourir des réclamations futures auprès des médecins. Voilà pourquoi nous vous recommandons de questionner votre agent de facturation pour savoir si son logiciel est efficace et à jour. Et surtout… surveillez vos états de compte!

La modification de facture, une fonctionnalité essentielle!

Toujours selon la RAMQ, certains logiciels ne proposent que l’annulation d’une facture et n’en permettent pas la modification. Or, il s’agit d’une fonctionnalité essentielle! Elle permet de corriger les erreurs simples telles que la date, l’acte ou le patient. Elle permet également de modifier une demande que la RAMQ a refusée et ce, jusqu’à 135 jours suivant la date des services. Il est donc très important de vérifier que vous avez accès à la modification de factures!

Vous songez à changer de solution de facturation? Exigez une démo!

En raison de la grande quantité d’options offertes sur le marché, la référence d’un collègue satisfait de son système pourrait vous permettre de dénicher la solution de facturation la mieux adaptée pour votre discipline.

De plus, exigez une démo du produit qui vous intéresse avant d’y souscrire. De cette façon vous pouvez:
Mettre l’application à l’épreuve;
Voir si elle vous convient réellement;
Vérifier si les problèmes que vous vivez actuellement sont présents dans cet autre logiciel.

Gardez toujours à l’esprit que votre outil de facturation doit vous simplifier la tâche et non la compliquer!

Demandez dès maintenant votre démo du logiciel Xacte, la nouvelle génération de systèmes de facturation RAMQ.

Lisez aussi : 9 situations qui vous indiquent qu’il est grand temps de changer de système de facturation

Xacte : déjà 5 ans à simplifier votre facturation RAMQ

Depuis 5 ans, Xacte facilite la tâche des médecins en leur offrant des solutions de facturation RAMQ des plus simples et des plus performantes. L’entreprise, qui a conçu et développé des applications Web et mobiles très différentes de la compétition, fait de plus en plus parler dans l’industrie. D’ailleurs, cette dernière enregistre une croissance remarquable ce qui la positionne en tant qu’un des leaders de la facturation médicale au Québec.

Bref historique

L’aventure a débuté quelques années après la vente de leur 1ère entreprise Facturation.net en 2007. Avec près de 30 ans d’expérience dans le domaine et avec quelques années au service de l’AMC (Association Médicale Canadienne), c’est la tête pleine de nouvelles idées innovantes que Suzanne Dorion et Martin Massé décident de lancer Xacte. Leur objectif : créer un produit différent qui révolutionnerait une fois de plus la facturation médicale au Québec. Ayant déjà réussi un tel défi dans les années 2000 avec le tout premier produit Web Facturation.net, ils savaient exactement ce qui manquait à l’industrie pour frapper un nouveau coup de circuit avec Xacte.
« Nous avons eu l’idée de simplifier le processus de facturation des médecins en concevant une toute nouvelle génération de logiciels de facturation RAMQ, nous voulions quelque chose d’inédit ! »  
Cinq ans plus tard les résultats et le succès de l’entreprise en disent long : une croissance de plus de 700%  et plus de 1300 utilisateurs. Nous sommes très heureux de souligner nos cinq premières années et nous sommes encouragés par l’accueil positif des médecins et optométristes pour nos solutions de facturation novatrices. Nous tenons à remercier tous nos clients pour leur fidélité au cours des 5 dernières années. Toute l’équipe travaille plus que jamais en synergie afin d’offrir aux médecins et optométristes, un produit supérieur, développé par spécialité et un service à la clientèle personnalisé, bref, une expérience de facturation qu’ils ne trouveront nulle part ailleurs !

Distinctions et honneurs

  • 1er développeur approuvé SYRA par la RAMQ
  • 1ère solution SYRA 100% opérationnelle au Québec
  • Entreprise de facturation médicale avec la plus forte croissance au Québec
  • Solution de facturation No 1 des médecins psychiatres au Québec
  Pour plus d’informations à propos des solutions de Xacte, cliquez ici. Pour connaître l’histoire complète de Xacte, visitez notre site.    

Xacte déménage et agrandit ses bureaux

Dès le 4 juillet 2016, toute l’équipe de Xacte sera relocalisée dans des locaux plus grands et plus fonctionnels situés au 5700, boulevard des Galeries, bureau 315 à Québec. «Compte tenu de nos besoins grandissants, il devenait impératif de déménager. Notre équipe a accueilli 6 nouveaux employés au cours des 2 dernières années et notre bureau actuel ne convenait plus à nos besoins» mentionne Suzanne Dorion, directrice générale de Xacte. Bien situés au coeur de Québec dans le district d’affaires de Lebourgneuf, les nouveaux locaux seront plus modernes et permettront à l’entreprise de poursuivre son expansion.

À propos de Xacte

Avec plus de 30 ans d’expérience et son approche unique de la facturation RAMQ, Xacte est aujourd’hui la 3e solution de facturation la plus utilisée par les professionnels de la santé au Québec. L’application de Xacte est offerte en version Web de même qu’en version mobile pour iPhone et Android. Découvrez dès maintenant tous les avantages de Xacte : Pour les psychiatres Pour les omni Pour les spécialistes Pour les optométristes

Comment obtenir votre premier paiement d’honoraires

En débutant votre pratique, vous devrez commencer à facturer la RAMQ. Pour la plupart des nouveaux médecins, la facturation médicale est souvent synonyme de complexité. Voilà pourquoi de nombreux médecins tardent à faire leur premières demandes.

Voici les 3 étapes à suivre pour vous garantir une transition simplifiée de la résidence à la pratique et obtenir aisément votre premier paiement d’honoraires.

1. Obtenir votre permis d’exercice

Votre permis d’exercice, communément appelé numéro de professionnel, est essentiel pour débuter votre pratique. Sans lui, vous ne pourrez acheminer vos demandes de paiement à la RAMQ. Vous devez en faire la demande auprès du Collège des médecins au moins 1 mois avant votre début de pratique. Pour obtenir le formulaire à compléter, visitez le site du CMQ : http://www.cmq.org/page/fr/pret-a-exercer.aspx

2. S’inscrire à la RAMQ

Environ 2 semaines suite à l’obtention de votre numéro de professionnel, la RAMQ vous fera parvenir votre numéro provisoire d’inscription (PRO) par la poste. Celui-ci est requis pour vous inscrire aux services de paiement des honoraires de la Régie. Une fois votre PRO en main, rendez-vous sur le site de la RAMQ et suivez les étapes d’inscription.

Pour compléter votre inscription, vous aurez besoin de :

  • votre no de professionel émis par le CMQ;
  • l’adresse de votre lieu de pratique principale et votre adresse de correspondance;
  • vos données de paiement (spécimen de chèque);
  • l’information pour l’accréditation, c’est-à-dire le numéro de l’agence de facturation informatisée ou, si vous la prenez en charge, le numéro du développeur de logiciels et celui du logiciel lui-même;
  • votre numéro d’assurance sociale (seulement si vous êtes rémunéré à honoraires fixes ou à salariat)
  • votre association à un groupe de professionnels (ex. : FMSQ ou FMOQ).

Visitez le site de la RAMQ pour tous les détails.

Évidemment, si vous faites affaires avec une agence de facturation, celle-ci peut vous assister dans vos démarches.

3. Effectuer vos premières demandes de paiement

Afin d’éviter tout délai de paiement, choisissez une solution de facturation qui vous offre une formation adéquate et du support pour vous aider à débuter du bon pied. Les nouveaux patrons laissés à eux-mêmes expérimentent souvent des problèmes et des refus de paiement.

Chez Xacte, nos experts en facturation sont disponibles pour vous guider et s’assurent qu’il n’y aura pas de retard de paiement pour votre première paie bien méritée!

Premiers médecins facturés « SYRA » avec succès!

Depuis, le 1er avril, bon nombre de nos clients ont été transférés sur la nouvelle plate-forme de facturation SYRA. La migration s’est effectuée aisément et tous les transferts ont été effectués avec succès.

«Nous avons choisi de faire les choses différemment des autres solutions de facturation, mentionne Martin Massé, directeur technique chez Xacte. Nous sommes partis du principe qu’un logiciel de facturation doit faciliter la tâche des médecins plutôt que de la compliquer. Ainsi, nous pensons que ce n’est pas aux médecins de s’adapter, mais bien à leur fournisseur de logiciel. Nous avons donc modifié nos applications afin de permettre la facturation selon les normes SYRA tout en limitant les impacts sur les habitudes de facturation des médecins» conclut-il.

L’ABC d’un bon logiciel SYRA

Pour éviter les complications de SYRA, nous vous recommandons de choisir un système de facturation qui vous permet de faire la transition de façon progressive et sans contraintes. Entre autres, votre solution de facturation doit vous permettre de :
  1. Continuer à utiliser vos modificateurs habituels lorsque possible, (votre logiciel doit gérer la conversion vers les nouveaux contextes);
  2. Inscrire vos plages horaires comme à l’habitude – AM, PM, etc. (votre logiciel doit assigner automatiquement l’heure selon les exigences de la RAMQ );
  3. Calculer et vérifier les montants de vos demandes AVANT l’envoi à la RAMQ*;
  4. Facturer autant les demandes SYRA que les demandes pré-SYRA (La RAMQ peut revenir trois ans en arrière pour refuser des demandes);
  5. Importer vos historiques des données afin d’éviter que vous n’ayez à repartir à zéro.
Bref, nous vous recommandons de choisir un fournisseur qui a adapté la mécanique derrière son système afin de facturer selon les nouvelles normes, sans pour autant que vous n’en subissiez les conséquences. Pour plus de détails concernant SYRA, lisez aussi :La transition SYRA, ça implique quoi? Pour plus d’information à propos de Xacte, visitez notre site. *calcul assujetti à certaines conditions

Xacte étend ses services à toutes les disciplines

En raison de la demande grandissante pour nos solutions de facturation, nous avons décidé d’offrir nos services de facturation médicale à toutes les disciplines. Dorénavant, tous les médecins du Québec pourront se prévaloir des technologies de pointe développées par Xacte pour leur facturation RAMQ.

Cette expansion est rendue possible grâce à la mise en place de nouveaux plans de services maintenant disponibles chez Xacte et offerts en collaboration avec notre partenaire MultiD.

Évidemment, notre équipe spécialisée en psychiatrie continuera de se consacrer exclusivement à la facturation des psychiatres et une autre équipe servira les autres disciplines. De nouveaux plans de services sont désormais offerts selon les disciplines :

Psychiatres : cliquez ici Spécialistes : cliquez ici Omnipraticiens : cliquez ici

Près de 1000 professionnels de la santé sont maintenant facturés avec le logiciel Xacte et ce nombre est amené à augmenter rapidement avec l’arrivée du nouveau système SYRA. En effet, la refonte du système de la RAMQ a soulevé un vent d’incertitude et plusieurs médecins nous ont signifié vouloir utiliser notre solution approuvée SYRA.

Rappelons-le, Xacte a été le premier fournisseur du Québec à être approuvé SYRA et tous les médecins qui ont été transférés à ce jour, l’ont été avec succès.

Notre objectif demeure toujours de développer des outils d’avant-garde qui simplifient la tâche des médecins, alors n’hésitez pas à nous référer vos collègues! C’est avec plaisir que nous leur ferons découvrir l’efficacité et la simplicité de notre logiciel de facturation.

Pour plus de détails, lisez aussi : La transition SYRA, ça implique quoi?