***Modification temporaire de l’heure limite de transmission en différé à la RAMQ

 

À tous les clients du plan Autonome, veuillez prendre note que la RAMQ modifie temporairement l’heure limite de transmission pour les envois en différé. Les envois en différé devront être transmis avant 22h30 le jour de la coupure RAMQ et ce jusqu’à nouvel ordre.

Voici le communiqué RAMQ dans son entièreté :

 

Pour s’assurer que toutes les factures transmises en différé via TIP-I soient traitées et payées sur le prochain état de compte, il faut que les lots de factures soient transmis avant 22h30 et non 23h59 à la date limite de réception des factures. Toutefois, il est possible que les lots transmis après 22h30 soient traités, mais sans garantie. Donc, pour la prochaine date limite de réception des factures et demandes de paiement, soit le 2018-01-15 et pour les prochaines dates limites, il est recommandé de transmettre les lots de factures avant 22h30. Il est à noter que cette mesure est temporaire. Vous en serez informés lorsque l’heure limite de réception des factures transmises en différé (via TIP-I) sera de nouveau à 23h59.

Fin des instructions temporaires – Demandeurs d’asile – PFSI

Les directives de facturation concernant la facturation RAMQ des demandeurs d’asile en provenance des États-Unis ont pris fin le 6 septembre 2017.

Appuyez ici pour consulter l’infolettre 159 dans son entièreté.

Faisant suite à l’infolettre 142 parue le 16 août 2017, les directives de facturation concernaient les personnes qui n’avaient pas de confirmation d’admissibilité au Programme Fédéral de Santé Intérimaire (PFSI). La RAMQ permettait la facturation de ces personnes en utilisant la situation “Demandeur d’asile lorsque celui-ci n’a pas de confirmation de son admissibilité au PFSI”.

 
Puisque la couverture du PFSI a été élargie à toutes les personnes qui entrent par les points d’entrée à Lacolle (Québec) entre le 1er juin 2017 et le 1er décembre 2017, et ce, dès qu’elles reçoivent une date pour leur entrevue d’admissibilité, l’utilisation des instructions temporaires émises par la Régie prend fin le 6 septembre 2017.
Infolettre 159, 6 septembre 2017.

La Croix bleue accepte présentement le formulaire Reconnaissance de conditions – La Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (IMM 1262) à titre de confirmation de l’admissibilité à la protection du PFSI.

Cette mesure s’applique seulement aux personnes qui sont arrivées au Canada entre les points d’entrée de l’Agence des services frontaliers du Canada à Lacolle, au Québec, entre le 1er juin et le 24 août 2017. Il s’agit d’une mesure temporaire jusqu’à ce que ces personnes reçoivent l’un ou l’autre des documents officiels d’admissibilité au PFSI, soit le Certificat d’admissibilité au Programme fédéral de santé intérimaire[IMM 5695], ou le Document du demandeur d’asile (DDA) [IMM 1442].
Croix bleue, 1 septembre 2017, Confirmation de l’admissibilité au PFSI des demandeurs d’asile au Québec

Comment facturer ces patients ?

Les demandeurs d’asile en provenance des États-Unis sont assurés dès qu’ils reçoivent une date pour leur entrevue.

Lorsque vous devez facturer un demandeur d’asile provenant des États-Unis, assurez-vous d’avoir les informations suivantes :

  • Le prénom et le nom de famille de la personne;
  • La date de naissance;
  • Le numéro d’immigration du SSOBL/ ICU (XX-XXXX-XXXX) (Présent dans le coin supérieur droit du formulaire IMM 1262)
      N’hésitez pas à nous transmettre ces informations par courriel ou par le biais de notre logiciel de chat intégré (Intercom).  Nous pourrons vérifier l’admissibilité du patient à la Croix bleue. Si le patient est admissible, nous vous aviserons et vous pourrez procéder à la facturation de ce patient dans votre grille ou dans votre demande de paiement.

Compétition + SYRA = Fonctionnalités manquantes

D’après un récent avis émis par la RAMQ, celle-ci affirme avoir reçu plusieurs plaintes de médecins en lien avec la nouvelle version SYRA de certains logiciels de facturation.

On peut y lire que plusieurs systèmes n’offrent pas certaines fonctionnalités pourtant importantes telles que :
La modification de facture;
La facturation des frais de déplacement;
Le relevé d’honoraires lié à la demande de remboursement au patient.

Chez Xacte nous offrons toutes ces fonctionnalités.

Les impacts pour le médecin

Bien que la RAMQ invite ses développeurs à fournir un système complet avec toutes les fonctionnalités requises, elle ne peut pas les obliger à le faire. Il s’agit d’un choix que font les développeurs. Ce sont les utilisateurs qui, en optant pour un système incomplet, courrent le risque d’en subir les inconvénients, comme des pertes de revenus. De plus, il est difficile pour les médecins qui utilisent un mode de saisie papier (carton) de se rendre compte des anomalies informatiques pouvant affecter le logiciel de leur agent de facturation. Pourtant, ces manques peuvent potentiellement faire encourir des réclamations futures auprès des médecins. Voilà pourquoi nous vous recommandons de questionner votre agent de facturation pour savoir si son logiciel est efficace et à jour. Et surtout… surveillez vos états de compte!

La modification de facture, une fonctionnalité essentielle!

Toujours selon la RAMQ, certains logiciels ne proposent que l’annulation d’une facture et n’en permettent pas la modification. Or, il s’agit d’une fonctionnalité essentielle! Elle permet de corriger les erreurs simples telles que la date, l’acte ou le patient. Elle permet également de modifier une demande que la RAMQ a refusée et ce, jusqu’à 135 jours suivant la date des services. Il est donc très important de vérifier que vous avez accès à la modification de factures!

Vous songez à changer de solution de facturation? Exigez une démo!

En raison de la grande quantité d’options offertes sur le marché, la référence d’un collègue satisfait de son système pourrait vous permettre de dénicher la solution de facturation la mieux adaptée pour votre discipline.

De plus, exigez une démo du produit qui vous intéresse avant d’y souscrire. De cette façon vous pouvez:
Mettre l’application à l’épreuve;
Voir si elle vous convient réellement;
Vérifier si les problèmes que vous vivez actuellement sont présents dans cet autre logiciel.

Gardez toujours à l’esprit que votre outil de facturation doit vous simplifier la tâche et non la compliquer!

Demandez dès maintenant votre démo du logiciel Xacte, la nouvelle génération de systèmes de facturation RAMQ.

Lisez aussi : 9 situations qui vous indiquent qu’il est grand temps de changer de système de facturation

Xacte, leader de la facturation RAMQ au Québec

Une analyse réalisée par le magazine Santé inc. démontre que Xacte figure parmi les plus importantes solutions de facturation RAMQ de la province. Grâce à un produit distinctif et des fonctionnalités exclusives, Xacte a su se démarquer de la compétition et confirme ainsi sa place de nouveau leader de la facturation médicale au Québec. Cette tendance se confirme d’ailleurs du côté des nouveaux utilisateurs puisque le nombre de médecins facturés par les solutions de Xacte a augmenté de plus de 700% au cours des 4 dernières années. « Constater que Xacte est devenue une référence dans l’industrie est une immense source de fierté, affirme la propriétaire de l’entreprise madame Suzanne Dorion, mais c’est aussi un indice que les utilisateurs veulent un produit qui prend davantage en considération leurs besoins. Xacte est la solution de facturation la plus «user friendly» présentement disponible sur le marché, poursuit-elle, et nous sommes les seuls à offrir un produit qui soit tout aussi convivial que performant».

Extrait du palmarès Santé inc.*

Nom des entreprises de facturation Nbre de médecins facturés Application mobile
1.  Facturation.net 4593 Oui
2.  Xacte 1089** Oui
3.  Facturation informatique Diane Legault 843 Non
4.  Facturation médicale rive-Sud 675 Non
5.  Lambert Médico Factures 623 Non
**Chiffre de décembre 2016 – chiffre réel au moment de la mise en ligne de ce texte en février 2017 : 1206

Pour Martin Massé, directeur technique, le succès du produit est également un signe que la facturation RAMQ est entrée dans une nouvelle ère. « Pour nous, cela démontre clairement que les médecins et leur personnel veulent une application qui leur en offre plus et surtout, qui en fait plus pour eux ». Pour découvrir Xacte, la toute nouvelle génération de logiciels de facturation RAMQ, cliquez ici.

Xacte, c’est aussi le No 1 chez les psychiatres

Les premiers médecins à découvrir Xacte furent les psychiatres, le produit ayant d’abord été introduit dans le marché auprès de cette spécialité. Plus simple et plus efficace que tout autre système, sa popularité s’est répandue comme une traînée de poudre sur le Québec, faisant en sorte qu’aujourd’hui, Xacte est devenue le Choix No1 des psychiatres au Québec. Devant l’accueil chaleureux que ces spécialistes ont réservé au produit, l’application est maintenant offerte à toutes les disciplines en version Web et mobile. Pour en apprendre davantage sur votre facturation médicale, lisez aussi: 9 situations qui vous indiquent qu’il est temps de changer de logiciel de facturation   * Source : Guide des agences de facturation, Santé inc. janvier 2017 http://santeinc.com/2017/01/guide-des-services-de-facturation/  

La goutte qui fait déborder le vase

Nous invitons les médecins à être prudents en ce qui a trait à leur facturation. Avec la nouvelle Loi 92 qui donne des supers pouvoirs à la RAMQ et l’entrée en vigueur prochaine du règlement sur les frais accessoires, les risques de sanctions suite à des facturations erronées ont augmenté. Tandis que certains médecins préfèrent claquer la porte au régime public, d’autres se demandent s’ils ne vont pas temporairement retirer certains services de leur offre. Les médecins spécialistes sont confus et plusieurs saisissent mal les nuances entre les frais considérés comme accessoires et les frais pour les services non assurés. Mais qui pourrait leur en vouloir considérant l’ambiguïté des informations actuellement véhiculées? Voilà pourquoi, dans le contexte actuel, il est capital de vous assurer que vous facturez correctement et en toute légitimité. La FMSQ se débat intensément pour tenter d’aider les médecins et clarifier la situation avec le MSSS et la RAMQ. Cette dernière a même demandé l’aide du président du Conseil du Trésor.

Amendes salées et sanctions pour les médecins dissidents

Quoi qu’il en soit, en attendant que la FMSQ parvienne à obtenir des réponses claires de la part du gouvernement et qu’elle puisse vous donner des orientations spécifiques, nous vous recommandons de prendre connaissance des nouvelles dispositions de la loi.  Les montants des amendes et des sanctions ayant été drastiquement augmentés en décembre dernier par la RAMQ, il est capital de vous informer afin de vous prémunir et d’éviter d’éventuelles réclamations. Nous vous invitons à lire attentivement les dossiers qui encadrent la facturation des frais aux patients, le tout, selon votre discipline.
  1. Règlement abolissant les frais accessoires : cliquez ici pour les détails concernant les frais abolis
  2. Les orientations du MSSS concernant les frais qui peuvent être réclamés aux patients : cliquez ici
  3. Le matériel et les produits pharmaceutiques fournis aux cabinets dans le cadre de l’abolition des frais accessoires : cliquez ici

Pour obtenir des réponses

Puisque certaines dispositions du nouveau règlement apparaissent non conformes et semblent omettre des éléments importants, la FMSQ vous invite à leur transmettre vos questions à l’adresse  infonego@fmsq.org Lisez aussi : Les supers pouvoirs de la Régie en matière de facturation  

Les supers pouvoirs de la Régie​ en matière de facturation

Presqu’un (1) an jour pour jour après la publication d’un article dans La Presse dénonçant la mauvaise facturation des médecins, la RAMQ étend ses pouvoirs, avec une nouvelle loi, pour mieux encadrer la pratique des médecins. En effet, la Régie s’est dotée de nouveaux pouvoirs pour exercer de façon optimale ses activités de contrôle et intervenir plus efficacement lorsque des irrégularités ou des fraudes présumées sont décelées dans les demandes de paiement des médecins. Ainsi, parmi les changements qu’apportent ces nouveaux pouvoirs, notons :
  1. Le délai de révision qui passe de 3 ans à 5 ans pour les demandes de paiement non conformes et à 10 ans pour les services non rendus, faussement décrits ou non assurés.
  2. L’ajout de sanctions administratives pécuniaires : 10 % pour les services non conformes ou 15 % pour les services non rendus, faussement décrits ou non assurés du montant dont le professionnel de la santé ou le dispensateur est redevable.
  3. Les amendes, qui étaient généralement de 1 000 $ à 2 500 $ et de 2 000 $ à 5 000 $ en cas de récidive, ont augmenté substantiellement et peuvent aller jusqu’à 150 000$.

Obligation de conserver vos documents de facturation pendant 5 ans

Bien que les pièces justificatives ne soient pas exigées d’emblée, les changements décrits précédemment au point numéro 1 vous indiquent que vous devez maintenant conserver tous vos documents de facturation pendant cinq (5) ans.

Qu’en est-il des droits des médecins?

De son côté, le médecin dispose seulement de 90 jours pour soumettre ses demandes de paiement. Après ce délai, le médecin qui désire faire réviser une demande n’a qu’une seule option : la demande de dérogation… et celle-ci n’est acceptée que dans des cas extrêmes (ex. : décès). C’est donc dire qu’il sera quasiment impossible de faire réviser une demande au delà du délai prescrit. Comment justifier un tel écart entre les droits de la Régie et ceux des médecins? La RAMQ devrait-t-elle assouplir ses règles? C’est une question qui amène une réflexion intéressante pour la Fédération qui voit aux droits des médecins du Québec. Pour plus de détails concernant les pouvoirs de la Régie, cliquez ici: http://www.ramq.gouv.qc.ca/fr/regie/Pages/pouvoirs-de-la-regie.aspx  

SYRA : faut-il sonner l’alarme?

Alors qu’il reste moins de 25 jours avant l’entrée en vigueur des nouvelles normes SYRA, nous estimons que plus de 30% des médecins du Québec n’ont toujours pas été transférés sur la nouvelle plate-forme SYRA de leur fournisseur.

Selon l’information que la FMSQ a obtenue auprès de la RAMQ, le nombre de migrations effectuées par les développeurs de logiciels s’avère inférieur à ce qui avait été planifié. Au 1er novembre dernier, plus de 10 000 médecins n’avaient pas encore transféré. Êtes-vous de ce nombre?

Urgence d’agir

À seulement quelques jours de la date butoir, tous les médecins devraient déjà avoir migré sur la nouvelle plate-forme SYRA.

Si tel n’est pas votre cas, vous devriez dès maintenant demander votre transfert afin de tester et de valider le nouveau système SYRA de votre fournisseur. Cela pourrait vous éviter certaines mauvaises surprises : le nouveau système de votre fournisseur pourrait ne pas vous convenir ou encore être truffé de bogues informatiques. La vigilance est de mise et vous impliquer dans ce processus de changement est primordial.

À cet effet, il est important de savoir que chaque médecin est entièrement responsable de sa facturation. D’éventuels problèmes ou manquements ne pourraient donc pas être imputables à votre fournisseur de services en facturation.

« Le professionnel de la santé est toujours responsable de sa facturation, même s’il utilise les services d’une agence de facturation et que cette dernière signe en son nom, … » Extrait du site de la RAMQ1

Nous vous invitons à lire l’article paru dans l’édition de décembre du magazine Le Spécialiste, en page 15 et intitulé « SYRA, êtes-vous prêt? »

SYRA chez Xacte : 100% des médecins transférés avec succès

Chez Xacte, nous avons débuté le transfert de nos clients en avril 2016 et depuis novembre, toute notre clientèle est facturée avec notre nouvelle version SYRA. Xacte fut le premier fournisseur à avoir passé les tests de conformité SYRA au Québec et l’un des premiers fournisseur majeur à avoir transféré tous ses clients sur la nouvelle plate-forme.

Xacte garantit que son système est 100% opérationnel et fonctionnel et surtout, qu’il est facile d’utilisation. Si vous expérimentez des problèmes avec votre facturation, n’hésitez pas à contacter notre équipe au 1.855.799.2283, poste 512.

Pour plus de détails concernant les solutions de Xacte, visitez notre site Web.
  1. http://www.ramq.gouv.qc.ca/fr/professionnels/optometristes/facturation/verification-controle/Pages/role.aspx

Un service d’assistance SYRA pour aider les médecins

Le nouveau SYstème de Rémunération à l’Acte (SYRA) soulève bien des questions, surtout que la presque totalité des médecins sont concernés par ces changements. Le «deadline» arrive à grands pas et de nombreux médecins s’interrogent.

«Nous sommes bombardés de questions» affirme Suzanne Dorion, directrice générale de Xacte facturation en ligne, «SYRA est un défi de taille pour la plupart des médecins» poursuit-elle.

Un service d’assistance SYRA pour aider les médecins

Afin de répondre aux nombreuses interrogations, Xacte, a décidé d’offrir un service d’information complémentaire à celui offert par la RAMQ, le but étant d’aider les médecins durant cette période de transition.

De nombreux médecins nous ont d’ailleurs signifié leurs inquiétudes concernant leur fournisseur de services qui ne répond pas à leurs questions de manière claire et satisfaisante. Si vous êtes dans cette situation, n’attendez pas, contactez-nous au 1.855.799.2283, poste 512.

Les questions les plus fréquentes sont les suivantes :

Qu’est-ce qui change pour moi?

Quel est l’impact de ce nouveau système sur ma facturation?

Est-ce que je devrai ré-apprendre à facturer pour être conforme à SYRA?

Mon personnel est-il prêt et en mesure de facturer SYRA?

Comment savoir si mon fournisseur actuel m’offrira une solution SYRA fonctionnelle à temps?

Qu’arrivera-t-il après le 31 décembre 2016?

Ceux qui facturent déjà avec les nouvelles règles SYRA vivent-ils des problèmes?

Pour avoir l’heure juste

Xacte est le leader de la facturation conforme à SYRA au Québec. En plus d’avoir été nommée 1ère entreprise conforme SYRA au Québec, Xacte a déjà transféré avec succès presque tous ses clients sur sa nouvelle version conforme aux exigences SYRA de la RAMQ. Nous sommes donc présentement les mieux placés pour vous donner l’heure juste.

Nos spécialistes SYRA peuvent se déplacer et vous offrir une formation SYRA sur votre lieu de travail (pour les groupes de 7 personnes ou plus).

Voici comment procéder :

  1. Organisez votre groupe de 7 personnes ou plus
  2. Contactez-nous au 1 855.799.2283, poste 512 pour réserver votre date.

Notez qu’une formation en ligne peut également vous être offerte.

Si vous n’êtes pas en mesure de former un groupe de 7 personnes, nous pouvons quand même répondre à vos interrogations. Téléphonez-nous, notre service d’assisante SYRA se fera un plaisir de répondre à vos questions. Composez le 1.855.799.2283, poste 512.

SYRA arrive à grands pas, êtes-vous prêt?

Pour plus d’informations concernant SYRA, visitez : http://www.ramq.gouv.qc.ca/fr/professionnels/syra/Pages/Les-grands-changements.aspx

FAQ : http://www.ramq.gouv.qc.ca/fr/professionnels/syra/Pages/faq.aspx

N.B. Ce service d’assistance ne remplace pas les informations données par la RAMQ concernant les grands changements qu’apporte SYRA et nous vous encourageons à visiter le site de la RAMQ et à les contacter au besoin. Nous offrons des conseils qui se veulent complémentaires et dont le point vue est celui d’une agence de facturation pionnière au Québec et d’un développeur de logiciel expérimenté : Xacte!

La RAMQ publie l’état du déploiement SYRA par les logiciels de facturation

Bien que la plupart des fournisseurs de services de facturation se disent conforme à SYRA, la réalité s’avère bien différente concernant leur déploiement selon la RAMQ. Selon les données affichées sur le site de la RAMQ, la plupart des médecins risquent d’avoir bien des maux de tête puisque la majorité des fournisseurs de logiciels ne parviennent pas a déployer selon les délais qu’ils ont planifiés. La RAMQ vient d’ailleurs d’ajouter l’état d’avancement du déploiement SYRA à sa liste des développeurs. Vous pouvez accéder à cette liste en visitant la page suivante: http://bit.ly/devramq Comme vous pourrez le constater, les clients de Xacte et de MultiD n’ont pas à s’inquièter! Xacte est actuellement en avance sur son plan de déploiement! Pour les médecins qui ne sont pas clients de Xacte ou de MultiD, la situation est toute autre… Si on considère les plus importantes agences commerciales* de facturation, il y aurait selon notre estimation plus de 90% des agences qui utilisent un logiciel pour lequel le déploiement est en retard ou pire encore… non débuté. Afin d’éviter les refus et retard de paiement, il est essentiel de vous assurer que votre fournisseur de solution de facturation RAMQ sera prêt pour SYRA à un moment approprié et dans les délais prescrits. La situation est certainement préoccupante, il n’est donc pas surprenant que la RAMQ ait décidé de publier ces informations afin d’augmenter la pression sur les développeurs. Si vous désirez obtenir plus d’information concernant SYRA, nous vous invitons à consulter les articles suivants : SYRA en 90 secondes La transition SYRA, ça implique quoi?     *plus importantes agences selon les chiffres publiés lors du dernier Guide des agences de facturation de Santé inc.  

Comment obtenir votre premier paiement d’honoraires

En débutant votre pratique, vous devrez commencer à facturer la RAMQ. Pour la plupart des nouveaux médecins, la facturation médicale est souvent synonyme de complexité. Voilà pourquoi de nombreux médecins tardent à faire leur premières demandes.

Voici les 3 étapes à suivre pour vous garantir une transition simplifiée de la résidence à la pratique et obtenir aisément votre premier paiement d’honoraires.

1. Obtenir votre permis d’exercice

Votre permis d’exercice, communément appelé numéro de professionnel, est essentiel pour débuter votre pratique. Sans lui, vous ne pourrez acheminer vos demandes de paiement à la RAMQ. Vous devez en faire la demande auprès du Collège des médecins au moins 1 mois avant votre début de pratique. Pour obtenir le formulaire à compléter, visitez le site du CMQ : http://www.cmq.org/page/fr/pret-a-exercer.aspx

2. S’inscrire à la RAMQ

Environ 2 semaines suite à l’obtention de votre numéro de professionnel, la RAMQ vous fera parvenir votre numéro provisoire d’inscription (PRO) par la poste. Celui-ci est requis pour vous inscrire aux services de paiement des honoraires de la Régie. Une fois votre PRO en main, rendez-vous sur le site de la RAMQ et suivez les étapes d’inscription.

Pour compléter votre inscription, vous aurez besoin de :

  • votre no de professionel émis par le CMQ;
  • l’adresse de votre lieu de pratique principale et votre adresse de correspondance;
  • vos données de paiement (spécimen de chèque);
  • l’information pour l’accréditation, c’est-à-dire le numéro de l’agence de facturation informatisée ou, si vous la prenez en charge, le numéro du développeur de logiciels et celui du logiciel lui-même;
  • votre numéro d’assurance sociale (seulement si vous êtes rémunéré à honoraires fixes ou à salariat)
  • votre association à un groupe de professionnels (ex. : FMSQ ou FMOQ).

Visitez le site de la RAMQ pour tous les détails.

Évidemment, si vous faites affaires avec une agence de facturation, celle-ci peut vous assister dans vos démarches.

3. Effectuer vos premières demandes de paiement

Afin d’éviter tout délai de paiement, choisissez une solution de facturation qui vous offre une formation adéquate et du support pour vous aider à débuter du bon pied. Les nouveaux patrons laissés à eux-mêmes expérimentent souvent des problèmes et des refus de paiement.

Chez Xacte, nos experts en facturation sont disponibles pour vous guider et s’assurent qu’il n’y aura pas de retard de paiement pour votre première paie bien méritée!