*Webinaire GRATUIT : De votre DME à la facturation RAMQ en un seul clic

Pour les clients de KinLogix et Medesync

Présenté par TELUS Santé

Date: Mercredi 21 février 2018

Heure : 12h00 à 13h00

En seulement 1 heure, vous découvrirez comment gagner en efficacité et rendre votre facturation plus conforme grâce à l’expertise de Xacte (xacte.net).

Le Webinaire abordera entre autres les points suivants :

  • La bascule automatique des DME TELUS Santé vers Xacte
  • Comment produire votre facture RAMQ en moins de 10 secondes
  • Les fonctions intelligentes exclusives à Xacte (ex. : détection des codes incompatibles, validation des règles, ajout de suppléments et alertes pour éviter les enquêtes et les recouvrements)

Intéressé(e) ? Inscrivez-vous dès maintenant au Webinaire gratuit: cliquez ici

Gardez le contrôle de votre facturation grâce à notre intégration conçue sur mesure pour vous.

  1. Xacte offre un module de facturation simple et rapide, intégré aux DME de TELUS Santé (KinLogix et Medesync). Cet outil vous permet de transférer, en un seul clic, plus de 6 informations importantes du DME vers la facture RAMQ de Xacte.
  2. Afin de faciliter votre saisie, Xacte vous offre des raccourcis clavier et des aide-mémoire adaptés à votre pratique.
  3. Lors de la sauvegarde de votre facture, une foule d’outils d’optimisation et de validation vous permettront de rendre votre facturation plus conforme aux règles, sans oublier d’importants suppléments ou codes auxquels vous avez droit.
  4. Un service de clavardage est intégré au logiciel afin que vous puissiez poser vos questions en temps réel à notre équipe d’experts.

Intégré à KinLogix ou Medesync, Xacte est un outil clinique des plus complets pour rentabiliser votre pratique en toute sécurité!

Vous n’êtes pas client et vous désirez en savoir plus sur les solutions de KinLogix ou de Medesync? Faites parvenir vos coordonnées à ventesdme@telus.com, visitez telussante.com/clinique ou contactez Xacte au 1-855-799-2283.

Avalanche de refus à venir ?

L’infolettre de la RAMQ datant du 26 mai dernier annonce la couleur : toute la facturation des omnipraticiens et spécialistes sera vérifiée et réévaluée depuis le 1er avril 2016, date d’avènement de SYRA. Cela risque d’occasionner beaucoup de rectifications et de refus dans la facturation de nombreux médecins.

Pour consulter cette infolettre : Cliquez ici !

Le délai de correction des factures a donc été temporairement levé (habituellement 135 jours après la date des services), pour permettre d’effectuer les modifications nécessaires aux demandes révisées et refusées rétroactivement par la RAMQ.

Faut-il s’inquiéter?

Xacte est l’une des seules compagnies qui examine aussi méticuleusement les états de compte de ses clients et y insère une foule de validations afin de bien suivre les règles écrites dans le manuel. Pour notre clientèle avec le plan Expert, l’équipe de Xacte va donc continuer de surveiller très étroitement les factures refusées sur les états de compte à venir afin d’en vérifier les motifs et d’agir en conséquence.

Xacte valide le plus possible afin de suivre les règles de facturation édictées par la RAMQ. Nous ferons donc notre maximum afin d’agir en faveur de nos clients pour qu’ils aient le moins d’impact possible lors de cette réévaluation massive. Il est fort probable que les refus soient plus nombreux pour les clients dont les demandes ont été facturées dans d’autres logiciels. Notre équipe s’occupera de tout (plan Expert). C’est ce que nous avons toujours fait, et c’est aussi pour cela que Xacte est réputée, pour son service client inégalé !

En cas de refus, nous vous aviserons par voie de clavardage, courriel ou via votre suivi de dossier. Donc si vous ne recevez aucun message de refus importants, c’est que votre dossier est conforme et que vous n’avez pas à vous inquiéter.

Xacte veille sur votre facturation, vous êtes entre de bonnes mains !

Compétition + SYRA = Fonctionnalités manquantes

D’après un récent avis émis par la RAMQ, celle-ci affirme avoir reçu plusieurs plaintes de médecins en lien avec la nouvelle version SYRA de certains logiciels de facturation.

On peut y lire que plusieurs systèmes n’offrent pas certaines fonctionnalités pourtant importantes telles que :
La modification de facture;
La facturation des frais de déplacement;
Le relevé d’honoraires lié à la demande de remboursement au patient.

Chez Xacte nous offrons toutes ces fonctionnalités.

Les impacts pour le médecin

Bien que la RAMQ invite ses développeurs à fournir un système complet avec toutes les fonctionnalités requises, elle ne peut pas les obliger à le faire. Il s’agit d’un choix que font les développeurs. Ce sont les utilisateurs qui, en optant pour un système incomplet, courrent le risque d’en subir les inconvénients, comme des pertes de revenus. De plus, il est difficile pour les médecins qui utilisent un mode de saisie papier (carton) de se rendre compte des anomalies informatiques pouvant affecter le logiciel de leur agent de facturation. Pourtant, ces manques peuvent potentiellement faire encourir des réclamations futures auprès des médecins. Voilà pourquoi nous vous recommandons de questionner votre agent de facturation pour savoir si son logiciel est efficace et à jour. Et surtout… surveillez vos états de compte!

La modification de facture, une fonctionnalité essentielle!

Toujours selon la RAMQ, certains logiciels ne proposent que l’annulation d’une facture et n’en permettent pas la modification. Or, il s’agit d’une fonctionnalité essentielle! Elle permet de corriger les erreurs simples telles que la date, l’acte ou le patient. Elle permet également de modifier une demande que la RAMQ a refusée et ce, jusqu’à 135 jours suivant la date des services. Il est donc très important de vérifier que vous avez accès à la modification de factures!

Vous songez à changer de solution de facturation? Exigez une démo!

En raison de la grande quantité d’options offertes sur le marché, la référence d’un collègue satisfait de son système pourrait vous permettre de dénicher la solution de facturation la mieux adaptée pour votre discipline.

De plus, exigez une démo du produit qui vous intéresse avant d’y souscrire. De cette façon vous pouvez:
Mettre l’application à l’épreuve;
Voir si elle vous convient réellement;
Vérifier si les problèmes que vous vivez actuellement sont présents dans cet autre logiciel.

Gardez toujours à l’esprit que votre outil de facturation doit vous simplifier la tâche et non la compliquer!

Demandez dès maintenant votre démo du logiciel Xacte, la nouvelle génération de systèmes de facturation RAMQ.

Lisez aussi : 9 situations qui vous indiquent qu’il est grand temps de changer de système de facturation

Xacte : déjà 5 ans à simplifier votre facturation RAMQ

Depuis 5 ans, Xacte facilite la tâche des médecins en leur offrant des solutions de facturation RAMQ des plus simples et des plus performantes. L’entreprise, qui a conçu et développé des applications Web et mobiles très différentes de la compétition, fait de plus en plus parler dans l’industrie. D’ailleurs, cette dernière enregistre une croissance remarquable ce qui la positionne en tant qu’un des leaders de la facturation médicale au Québec.

Bref historique

L’aventure a débuté quelques années après la vente de leur 1ère entreprise Facturation.net en 2007. Avec près de 30 ans d’expérience dans le domaine et avec quelques années au service de l’AMC (Association Médicale Canadienne), c’est la tête pleine de nouvelles idées innovantes que Suzanne Dorion et Martin Massé décident de lancer Xacte. Leur objectif : créer un produit différent qui révolutionnerait une fois de plus la facturation médicale au Québec. Ayant déjà réussi un tel défi dans les années 2000 avec le tout premier produit Web Facturation.net, ils savaient exactement ce qui manquait à l’industrie pour frapper un nouveau coup de circuit avec Xacte.
« Nous avons eu l’idée de simplifier le processus de facturation des médecins en concevant une toute nouvelle génération de logiciels de facturation RAMQ, nous voulions quelque chose d’inédit ! »  
Cinq ans plus tard les résultats et le succès de l’entreprise en disent long : une croissance de plus de 700%  et plus de 1300 utilisateurs. Nous sommes très heureux de souligner nos cinq premières années et nous sommes encouragés par l’accueil positif des médecins et optométristes pour nos solutions de facturation novatrices. Nous tenons à remercier tous nos clients pour leur fidélité au cours des 5 dernières années. Toute l’équipe travaille plus que jamais en synergie afin d’offrir aux médecins et optométristes, un produit supérieur, développé par spécialité et un service à la clientèle personnalisé, bref, une expérience de facturation qu’ils ne trouveront nulle part ailleurs !

Distinctions et honneurs

  • 1er développeur approuvé SYRA par la RAMQ
  • 1ère solution SYRA 100% opérationnelle au Québec
  • Entreprise de facturation médicale avec la plus forte croissance au Québec
  • Solution de facturation No 1 des médecins psychiatres au Québec
  Pour plus d’informations à propos des solutions de Xacte, cliquez ici. Pour connaître l’histoire complète de Xacte, visitez notre site.    

Xacte, leader de la facturation RAMQ au Québec

Une analyse réalisée par le magazine Santé inc. démontre que Xacte figure parmi les plus importantes solutions de facturation RAMQ de la province. Grâce à un produit distinctif et des fonctionnalités exclusives, Xacte a su se démarquer de la compétition et confirme ainsi sa place de nouveau leader de la facturation médicale au Québec. Cette tendance se confirme d’ailleurs du côté des nouveaux utilisateurs puisque le nombre de médecins facturés par les solutions de Xacte a augmenté de plus de 700% au cours des 4 dernières années. « Constater que Xacte est devenue une référence dans l’industrie est une immense source de fierté, affirme la propriétaire de l’entreprise madame Suzanne Dorion, mais c’est aussi un indice que les utilisateurs veulent un produit qui prend davantage en considération leurs besoins. Xacte est la solution de facturation la plus «user friendly» présentement disponible sur le marché, poursuit-elle, et nous sommes les seuls à offrir un produit qui soit tout aussi convivial que performant».

Extrait du palmarès Santé inc.*

Nom des entreprises de facturation Nbre de médecins facturés Application mobile
1.  Facturation.net 4593 Oui
2.  Xacte 1089** Oui
3.  Facturation informatique Diane Legault 843 Non
4.  Facturation médicale rive-Sud 675 Non
5.  Lambert Médico Factures 623 Non
**Chiffre de décembre 2016 – chiffre réel au moment de la mise en ligne de ce texte en février 2017 : 1206

Pour Martin Massé, directeur technique, le succès du produit est également un signe que la facturation RAMQ est entrée dans une nouvelle ère. « Pour nous, cela démontre clairement que les médecins et leur personnel veulent une application qui leur en offre plus et surtout, qui en fait plus pour eux ». Pour découvrir Xacte, la toute nouvelle génération de logiciels de facturation RAMQ, cliquez ici.

Xacte, c’est aussi le No 1 chez les psychiatres

Les premiers médecins à découvrir Xacte furent les psychiatres, le produit ayant d’abord été introduit dans le marché auprès de cette spécialité. Plus simple et plus efficace que tout autre système, sa popularité s’est répandue comme une traînée de poudre sur le Québec, faisant en sorte qu’aujourd’hui, Xacte est devenue le Choix No1 des psychiatres au Québec. Devant l’accueil chaleureux que ces spécialistes ont réservé au produit, l’application est maintenant offerte à toutes les disciplines en version Web et mobile. Pour en apprendre davantage sur votre facturation médicale, lisez aussi: 9 situations qui vous indiquent qu’il est temps de changer de logiciel de facturation   * Source : Guide des agences de facturation, Santé inc. janvier 2017 http://santeinc.com/2017/01/guide-des-services-de-facturation/  

Les supers pouvoirs de la Régie​ en matière de facturation

Presqu’un (1) an jour pour jour après la publication d’un article dans La Presse dénonçant la mauvaise facturation des médecins, la RAMQ étend ses pouvoirs, avec une nouvelle loi, pour mieux encadrer la pratique des médecins. En effet, la Régie s’est dotée de nouveaux pouvoirs pour exercer de façon optimale ses activités de contrôle et intervenir plus efficacement lorsque des irrégularités ou des fraudes présumées sont décelées dans les demandes de paiement des médecins. Ainsi, parmi les changements qu’apportent ces nouveaux pouvoirs, notons :
  1. Le délai de révision qui passe de 3 ans à 5 ans pour les demandes de paiement non conformes et à 10 ans pour les services non rendus, faussement décrits ou non assurés.
  2. L’ajout de sanctions administratives pécuniaires : 10 % pour les services non conformes ou 15 % pour les services non rendus, faussement décrits ou non assurés du montant dont le professionnel de la santé ou le dispensateur est redevable.
  3. Les amendes, qui étaient généralement de 1 000 $ à 2 500 $ et de 2 000 $ à 5 000 $ en cas de récidive, ont augmenté substantiellement et peuvent aller jusqu’à 150 000$.

Obligation de conserver vos documents de facturation pendant 5 ans

Bien que les pièces justificatives ne soient pas exigées d’emblée, les changements décrits précédemment au point numéro 1 vous indiquent que vous devez maintenant conserver tous vos documents de facturation pendant cinq (5) ans.

Qu’en est-il des droits des médecins?

De son côté, le médecin dispose seulement de 90 jours pour soumettre ses demandes de paiement. Après ce délai, le médecin qui désire faire réviser une demande n’a qu’une seule option : la demande de dérogation… et celle-ci n’est acceptée que dans des cas extrêmes (ex. : décès). C’est donc dire qu’il sera quasiment impossible de faire réviser une demande au delà du délai prescrit. Comment justifier un tel écart entre les droits de la Régie et ceux des médecins? La RAMQ devrait-t-elle assouplir ses règles? C’est une question qui amène une réflexion intéressante pour la Fédération qui voit aux droits des médecins du Québec. Pour plus de détails concernant les pouvoirs de la Régie, cliquez ici: http://www.ramq.gouv.qc.ca/fr/regie/Pages/pouvoirs-de-la-regie.aspx  

La RAMQ publie l’état du déploiement SYRA par les logiciels de facturation

Bien que la plupart des fournisseurs de services de facturation se disent conforme à SYRA, la réalité s’avère bien différente concernant leur déploiement selon la RAMQ. Selon les données affichées sur le site de la RAMQ, la plupart des médecins risquent d’avoir bien des maux de tête puisque la majorité des fournisseurs de logiciels ne parviennent pas a déployer selon les délais qu’ils ont planifiés. La RAMQ vient d’ailleurs d’ajouter l’état d’avancement du déploiement SYRA à sa liste des développeurs. Vous pouvez accéder à cette liste en visitant la page suivante: http://bit.ly/devramq Comme vous pourrez le constater, les clients de Xacte et de MultiD n’ont pas à s’inquièter! Xacte est actuellement en avance sur son plan de déploiement! Pour les médecins qui ne sont pas clients de Xacte ou de MultiD, la situation est toute autre… Si on considère les plus importantes agences commerciales* de facturation, il y aurait selon notre estimation plus de 90% des agences qui utilisent un logiciel pour lequel le déploiement est en retard ou pire encore… non débuté. Afin d’éviter les refus et retard de paiement, il est essentiel de vous assurer que votre fournisseur de solution de facturation RAMQ sera prêt pour SYRA à un moment approprié et dans les délais prescrits. La situation est certainement préoccupante, il n’est donc pas surprenant que la RAMQ ait décidé de publier ces informations afin d’augmenter la pression sur les développeurs. Si vous désirez obtenir plus d’information concernant SYRA, nous vous invitons à consulter les articles suivants : SYRA en 90 secondes La transition SYRA, ça implique quoi?     *plus importantes agences selon les chiffres publiés lors du dernier Guide des agences de facturation de Santé inc.  

Premiers médecins facturés « SYRA » avec succès!

Depuis, le 1er avril, bon nombre de nos clients ont été transférés sur la nouvelle plate-forme de facturation SYRA. La migration s’est effectuée aisément et tous les transferts ont été effectués avec succès.

«Nous avons choisi de faire les choses différemment des autres solutions de facturation, mentionne Martin Massé, directeur technique chez Xacte. Nous sommes partis du principe qu’un logiciel de facturation doit faciliter la tâche des médecins plutôt que de la compliquer. Ainsi, nous pensons que ce n’est pas aux médecins de s’adapter, mais bien à leur fournisseur de logiciel. Nous avons donc modifié nos applications afin de permettre la facturation selon les normes SYRA tout en limitant les impacts sur les habitudes de facturation des médecins» conclut-il.

L’ABC d’un bon logiciel SYRA

Pour éviter les complications de SYRA, nous vous recommandons de choisir un système de facturation qui vous permet de faire la transition de façon progressive et sans contraintes. Entre autres, votre solution de facturation doit vous permettre de :
  1. Continuer à utiliser vos modificateurs habituels lorsque possible, (votre logiciel doit gérer la conversion vers les nouveaux contextes);
  2. Inscrire vos plages horaires comme à l’habitude – AM, PM, etc. (votre logiciel doit assigner automatiquement l’heure selon les exigences de la RAMQ );
  3. Calculer et vérifier les montants de vos demandes AVANT l’envoi à la RAMQ*;
  4. Facturer autant les demandes SYRA que les demandes pré-SYRA (La RAMQ peut revenir trois ans en arrière pour refuser des demandes);
  5. Importer vos historiques des données afin d’éviter que vous n’ayez à repartir à zéro.
Bref, nous vous recommandons de choisir un fournisseur qui a adapté la mécanique derrière son système afin de facturer selon les nouvelles normes, sans pour autant que vous n’en subissiez les conséquences. Pour plus de détails concernant SYRA, lisez aussi :La transition SYRA, ça implique quoi? Pour plus d’information à propos de Xacte, visitez notre site. *calcul assujetti à certaines conditions

Xacte étend ses services à toutes les disciplines

En raison de la demande grandissante pour nos solutions de facturation, nous avons décidé d’offrir nos services de facturation médicale à toutes les disciplines. Dorénavant, tous les médecins du Québec pourront se prévaloir des technologies de pointe développées par Xacte pour leur facturation RAMQ.

Cette expansion est rendue possible grâce à la mise en place de nouveaux plans de services maintenant disponibles chez Xacte et offerts en collaboration avec notre partenaire MultiD.

Évidemment, notre équipe spécialisée en psychiatrie continuera de se consacrer exclusivement à la facturation des psychiatres et une autre équipe servira les autres disciplines. De nouveaux plans de services sont désormais offerts selon les disciplines :

Psychiatres : cliquez ici Spécialistes : cliquez ici Omnipraticiens : cliquez ici

Près de 1000 professionnels de la santé sont maintenant facturés avec le logiciel Xacte et ce nombre est amené à augmenter rapidement avec l’arrivée du nouveau système SYRA. En effet, la refonte du système de la RAMQ a soulevé un vent d’incertitude et plusieurs médecins nous ont signifié vouloir utiliser notre solution approuvée SYRA.

Rappelons-le, Xacte a été le premier fournisseur du Québec à être approuvé SYRA et tous les médecins qui ont été transférés à ce jour, l’ont été avec succès.

Notre objectif demeure toujours de développer des outils d’avant-garde qui simplifient la tâche des médecins, alors n’hésitez pas à nous référer vos collègues! C’est avec plaisir que nous leur ferons découvrir l’efficacité et la simplicité de notre logiciel de facturation.

Pour plus de détails, lisez aussi : La transition SYRA, ça implique quoi?