Facturation RAMQ : obligation de conserver vos données pendant 3 ans

Les normes de la RAMQ exigent que chaque médecin conserve ses données de facturation pendant 3 ans. Le problème, c’est que la plupart des nouveaux logiciels de facturation (SYRA) disponibles sur le marché ne sont pas compatibles avec l’ancien (MOD). En effet, les compagnies de facturation ont presque toutes créé leur système SYRA sans se soucier de l’importance de la compatibilité… sauf Xacte! Ainsi, alors que les médecins devront conserver et maintenir deux logiciels de facturation juste au cas où la RAMQ désirerait effectuer une vérification, les clients de Xacte bénéficieront d’une seule plate-forme 100% compatible qui supporte les 2 systèmes (MOD +SYRA). « Chez nous, on fait toujours  les choses différemment… c’est ça qui nous distingue », mentionne Martin Massé, directeur technique chez Xacte. « On travaille toujours en fonction de faciliter la tâche aux médecins », poursuit-il. Xacte : votre option pour une compatibilité MOD + SYRA Les médecins qui désirent éviter d’avoir à gérer la complexité qu’impose le maintien de 2 logiciels peuvent transférer toutes leurs données chez Xacte. Ce transfert leur permettra d’avoir accès aux anciennes données MOD aussi bien qu’au nouvelles données SYRA sur une seule et même plate-forme. Pour plus d’information concernant le projet SYRA de la RAMQ, consultez Les grands changements Lisez aussi : 9 situations qui vous indiquent qu’il est grand temps de changer de système de facturation Toujours à l’écoute des besoins de sa clientèle et riche d’une expertise de plus de 30 ans en facturation RAMQ, Xacte est aujourd’hui le nouveau leader de la facturation médicale au Québec. Pour découvrir les avantages de Xacte, cliquez ici.

Xacte Mobile 2 : Version SYRA maintenant disponible pour les médecins

Totalement innovatrice, notre nouvelle application Mobile SYRA vous offre une expérience des plus conviviales. Ultra simple d’utilisation et intuitive, elle vous permet, comme toujours, de gérer facilement et rapidement votre facturation. En plus d’être 100% conforme aux nouvelles normes SYRA de la RAMQ, elle propose des fonctionnalités distinctives qui simplifient votre facturation tout en vous faisant sauver du temps :
  • numérisation automatique du NAM à partir du code barre maintenant plus performante
  • synchronisation avec la base de données de la RAMQ pour une validation immédiate du NAM
  • accès aux archives de facturation
  • aide-mémoires intégrés par spécialité
  • détection des erreurs au fur et à mesure que vous saisissez les données pour éviter les refus de paiement
  • validations poussées des codes de facturation, des diagnostics, etc.
  • raccourcis pour accélérer la saisie
  • envoi des demandes à la RAMQ à partir de l’application (au lieu d’être redirigées vers l’application Web)
  • et tellement plus!
Consultez notre site Web pour plus de détails à propos de notre application mobile. Les médecins qui ont migré sur SYRA peuvent dès maintenant la télécharger gratuitement sur l’App Store et sur Google Play.

Un service d’assistance SYRA pour aider les médecins

Le nouveau SYstème de Rémunération à l’Acte (SYRA) soulève bien des questions, surtout que la presque totalité des médecins sont concernés par ces changements. Le «deadline» arrive à grands pas et de nombreux médecins s’interrogent.

«Nous sommes bombardés de questions» affirme Suzanne Dorion, directrice générale de Xacte facturation en ligne, «SYRA est un défi de taille pour la plupart des médecins» poursuit-elle.

Un service d’assistance SYRA pour aider les médecins

Afin de répondre aux nombreuses interrogations, Xacte, a décidé d’offrir un service d’information complémentaire à celui offert par la RAMQ, le but étant d’aider les médecins durant cette période de transition.

De nombreux médecins nous ont d’ailleurs signifié leurs inquiétudes concernant leur fournisseur de services qui ne répond pas à leurs questions de manière claire et satisfaisante. Si vous êtes dans cette situation, n’attendez pas, contactez-nous au 1.855.799.2283, poste 512.

Les questions les plus fréquentes sont les suivantes :

Qu’est-ce qui change pour moi?

Quel est l’impact de ce nouveau système sur ma facturation?

Est-ce que je devrai ré-apprendre à facturer pour être conforme à SYRA?

Mon personnel est-il prêt et en mesure de facturer SYRA?

Comment savoir si mon fournisseur actuel m’offrira une solution SYRA fonctionnelle à temps?

Qu’arrivera-t-il après le 31 décembre 2016?

Ceux qui facturent déjà avec les nouvelles règles SYRA vivent-ils des problèmes?

Pour avoir l’heure juste

Xacte est le leader de la facturation conforme à SYRA au Québec. En plus d’avoir été nommée 1ère entreprise conforme SYRA au Québec, Xacte a déjà transféré avec succès presque tous ses clients sur sa nouvelle version conforme aux exigences SYRA de la RAMQ. Nous sommes donc présentement les mieux placés pour vous donner l’heure juste.

Nos spécialistes SYRA peuvent se déplacer et vous offrir une formation SYRA sur votre lieu de travail (pour les groupes de 7 personnes ou plus).

Voici comment procéder :

  1. Organisez votre groupe de 7 personnes ou plus
  2. Contactez-nous au 1 855.799.2283, poste 512 pour réserver votre date.

Notez qu’une formation en ligne peut également vous être offerte.

Si vous n’êtes pas en mesure de former un groupe de 7 personnes, nous pouvons quand même répondre à vos interrogations. Téléphonez-nous, notre service d’assisante SYRA se fera un plaisir de répondre à vos questions. Composez le 1.855.799.2283, poste 512.

SYRA arrive à grands pas, êtes-vous prêt?

Pour plus d’informations concernant SYRA, visitez : http://www.ramq.gouv.qc.ca/fr/professionnels/syra/Pages/Les-grands-changements.aspx

FAQ : http://www.ramq.gouv.qc.ca/fr/professionnels/syra/Pages/faq.aspx

N.B. Ce service d’assistance ne remplace pas les informations données par la RAMQ concernant les grands changements qu’apporte SYRA et nous vous encourageons à visiter le site de la RAMQ et à les contacter au besoin. Nous offrons des conseils qui se veulent complémentaires et dont le point vue est celui d’une agence de facturation pionnière au Québec et d’un développeur de logiciel expérimenté : Xacte!

SYRA PSYCHIATRIE : Nouveau menu de recherche

Afin de faciliter votre facturation, Xacte a maintenant intégré un menu de recherche dans le champ NAM Famille / Groupe.

Il sera donc possible de rechercher un patient en utilisant son nom et prénom. Une amélioration qui vous fera épargner beaucoup de temps lors de la saisie de vos thérapies de groupe ainsi que vos thérapies familiales.

Comment fonctionne la recherche?

Si vous connaissez le numéro d’assurance maladie du patient,

Ouvrez le menu “NAM Famille / Groupe” et entrez simplement le NAM dans le champ. Appuyez sur “Entrer” sur votre clavier à la fin de la saisie.

Si vous ne connaissez que le prénom et nom de famille du patient.

Ouvrez le menu “NAM Famille / Groupe”  appuyez sur “Rechercher“. Un menu s’ouvrira et vous pourrez entrer le nom de famille du patient.

Sélectionnez le bon patient en appuyant sur celui-ci. Une fois dans le menu de recherche, vous pouvez ajouter autant de patients que désirez sans avoir à sortir et entrez de nouveau dans le menu de recherche.

Toute la manipulation est expliquée dans le vidéo suivant :

 
 

C’est confirmé : Xacte est la meilleure solution de facturation RAMQ selon plus de 615 psychiatres

Ce n’est plus un secret : les médecins psychiatres sont tous en train de transférer leur facturation RAMQ chez Xacte facturation en ligne.

En effet, le développement de marché fait auprès des psychiatres s’est avéré un tel succès, qu’en seulement 42 mois, 615 psychiatres ont changé pour Xacte. Cela représente près de 60% des psychiatres qui pratiquent au Québec.

L’application, qui règle tous les problèmes de facturation a conquis les médecins qui l’ont essayé. La conclusion est sans équivoque : facturation sans erreur, élimination des refus de paiement et des problèmes avec la RAMQ, réduction du temps requis pour facturer, service plus efficace, etc.

Bref, l’application qui se démarque nettement de tout ce qui est présentement disponible sur le marché est aujourd’hui la solution la plus recommandée et le choix No 1 des psychiatres au Québec.

«Ce n’est pas une satisfaction, mais un ravissement que vos services, soyez-en remerciés. Vous avez conscience que nous souhaitons dédier notre temps aux soins et que, si nous sommes heureux d’en être rémunérés, nous ne souhaitons pas y perdre du temps…»

Dr Lionel Cailhol

«Je trouve Xacte très aidant et de haut calibre et surtout je remercie toute l’équipe Xacte pour l’excellence de son travail, sa disponibilité et son expertise et je vous assure que c’est vraiment très supportant de savoir que vous êtes là. Merci»

Dre Attia-Galand

«Je suis toujours impressionnée par l’excellence de vos services! Si on avait ça pour nos patients!»

Dre Suzanne Lamarre

«Je suis ravie… et je suis très satisfaite de vos services: diligence, professionnalisme et compétence.»

Dre Sylvie Forget

«…je suis très reconnaissant à Xacte d’avoir pu me soutenir pour ma facturation, de m’avoir procuré un système facile et efficace et de me donner un service dans faille….je ne peux faire autrement que de recommander cette compagnie à mes confrères…»

Dr Edouard Beltrami

Disponible pour les spécialistes et omnipraticiens

Devant le vif succès de l’application et les demandes répétées de nombreux médecins, Xacte a décidé d’adapter et d’offrir ses services aux autres disciplines. Ainsi, tous les médecins spécialistes et omnipraticiens de la province peuvent dorénavant bénéficier de Xacte pour leur facturation RAMQ.

À propos de Xacte facturation en ligne:

  • 30 ans d’expérience en facturation médicale
  • première entreprise conforme SYRA au Québec
  • système unique qui élimine les erreurs et les refus de paiement
  • méthodologie exclusive qui permet de facturer en moins de 10 minutes par jour
  • application mobile également disponible pour téléphones intelligents et tablettes

Pour plus de détails à propos de Xacte, cliquez ici Pour en savoir plus concernant les fonctionnalités et avantages de Xacte, cliquez ici

9 situations qui vous indiquent qu’il est grand temps de changer de système de facturation

Vous utilisez le même système de facturation depuis des années et vous vous demandez si vous devriez envisager une autre option?

Voici 9 situations qui devraient vous mettre la puce à l’oreille quant à l’idée de considérer une nouvelle solution de facturation.

  1. Vous avez fréquemment des refus de paiement. Si la RAMQ vous refuse régulièrement des paiements, cela signifie qu’il y a de nombreuses erreurs dans votre facturation. Il est essentiel d’utiliser un logiciel qui valide vos données, qui reconnait les erreurs et vous informe en temps réel au moment où vous saisissez chaque demande de paiement.
  2. Vous avez de la difficulté à obtenir de l’aide. Votre compagnie de facturation doit vous offrir du personnel compétent et en mesure de répondre à vos interrogations afin d’avoir une facturation juste et optimisée.
  3. Facturer vous semble pénible. Votre logiciel se doit d’être convivial et simple d’utilisation. Des grilles de facturation, des raccourcis de codes, des aide-mémoire et autres outils doivent être intégrés au logiciel pour vous faciliter la tâche.
  4. Vous passez plus d’une heure par semaine à gérer votre facturation. Il n’est pas normal de devoir amputer votre temps de pratique pour faire votre facturation. Tout bon système de facturation vous permet une gestion simplifiée et une facturation rapide. Ainsi, vous ne devriez pas investir plus de 10 minutes par jour pour gérer toute votre facturation. Si votre système actuel vous fait perdre du temps de pratique, c’est en réalité des revenus que vous perdez!
  5. La refacturation fait partie de votre lot quotidien. Chaque demande refusée nécessite une analyse et une refacturation. Ce temps est anti-productif et peut être évité si vous utilisez un logiciel qui valide vos données avant l’envoi à la RAMQ.
  6. Vous ne facturez pas tout ce qui devrait l’être. Un logiciel efficace est conçu pour vous aider à optimiser votre facturation. Ainsi, votre système doit vous avertir lorsqu’un code doit être ajouté à un autre ou lorsqu’une donnée est manquante.
  7. Votre logiciel est lent ou a souvent des ratés. Avec toutes les technologies disponibles de nos jours, il n’y a plus de raison de tolérer un logiciel qui vous donne des maux de tête. Votre application doit être rapide, fonctionner autant sur Mac que sur PC, faire des sauvegardes automatiques de vos données et évidemment, n’avoir aucun délai de réponses quand vous faites une requête au système.
  8. Vous ne bénéficiez pas d’une application mobile. Facturer directement sur votre iPhone ou Android est souvent plus rapide et vous permet d’éliminer le papier. Les compagnies les plus sérieuses offre ce type d’outils à leurs clients.
  9. Votre logiciel ne valide pas vos données. Il est essentiel de savoir si les données que vous avez saisies sont conformes, et ce avant de les transmettre à la RAMQ. Si votre système ne fait pas de validations automatiques, c’est qu’il est temps de songer à changer!

Votre système tient-il la route ou est-il temps pour vous de considérer de nouvelles options? L’arrivée de SYRA jumelée aux nouvelles technologies disponibles poussent de plus en plus de médecins à reconsidérer leur choix.

Bref, si vous songez à changer, ce qu’il faut retenir c’est que votre nouveau système doit :

  • vous simplifier la tâche;
  • éviter les erreurs et les refus de paiements;
  • éliminer les désagréments de la RAMQ;
  • vous permettre de gérer votre facturation en moins de 10 minutes par jour.

Mettez votre système à l’épreuve!

Comparez votre logiciel actuel avec Xacte:

Pour les psychiatres

Pour les spécialistes

Pour les omnipraticiens

Optométristes : la facturation papier disparaît à la RAMQ

La Régie de l’Assurance Maladie du Québec modernise présentement son système de facturation et éliminera toutes les demandes papier.

Le nouveau système de facturation nommé SYRA prévoit que «le relevé d’honoraires ou la demande de paiement d’un professionnel de la santé doit être transmis à la Régie uniquement sur support informatique».

Avec ce changement, tous les optométristes devront transmettre leurs demandes de paiement par voie électronique.

La transition vers le nouveau système de facturation SYRA est déjà débutée depuis avril 2016 pour les médecins et se terminera avec les optométristes au printemps 2017. La facturation informatisée deviendra ainsi obligatoire pour tous les professionnels de la santé.

Pour plus de détails concernant la nouvelle formule électronique SYRA et les codes de facturation, consultez l’édition de juillet/août 2016 du magazine L’Optométriste de l’Association des Optométristes du Québec.

Logiciel de facturation pour les optométristes

Afin d’éviter les refus de paiement et tout problèmes éventuels, il est essentiel de travailler avec un outil conforme aux normes SYRA et accrédité par la RAMQ.

Comme le rappelle l’AOQ, de nombreuses facturations manuelles d’optométristes ont déjà été refusées. Il est donc préférable de ne pas attendre et de penser maintenant à transférer votre facturation sur un système électronique qui élimine le papier et les problèmes de paiement.

Pour découvrir les solutions de facturation de Xacte, cliquez ici.

La RAMQ publie l’état du déploiement SYRA par les logiciels de facturation

Bien que la plupart des fournisseurs de services de facturation se disent conforme à SYRA, la réalité s’avère bien différente concernant leur déploiement selon la RAMQ. Selon les données affichées sur le site de la RAMQ, la plupart des médecins risquent d’avoir bien des maux de tête puisque la majorité des fournisseurs de logiciels ne parviennent pas a déployer selon les délais qu’ils ont planifiés. La RAMQ vient d’ailleurs d’ajouter l’état d’avancement du déploiement SYRA à sa liste des développeurs. Vous pouvez accéder à cette liste en visitant la page suivante: http://bit.ly/devramq Comme vous pourrez le constater, les clients de Xacte et de MultiD n’ont pas à s’inquièter! Xacte est actuellement en avance sur son plan de déploiement! Pour les médecins qui ne sont pas clients de Xacte ou de MultiD, la situation est toute autre… Si on considère les plus importantes agences commerciales* de facturation, il y aurait selon notre estimation plus de 90% des agences qui utilisent un logiciel pour lequel le déploiement est en retard ou pire encore… non débuté. Afin d’éviter les refus et retard de paiement, il est essentiel de vous assurer que votre fournisseur de solution de facturation RAMQ sera prêt pour SYRA à un moment approprié et dans les délais prescrits. La situation est certainement préoccupante, il n’est donc pas surprenant que la RAMQ ait décidé de publier ces informations afin d’augmenter la pression sur les développeurs. Si vous désirez obtenir plus d’information concernant SYRA, nous vous invitons à consulter les articles suivants : SYRA en 90 secondes La transition SYRA, ça implique quoi?     *plus importantes agences selon les chiffres publiés lors du dernier Guide des agences de facturation de Santé inc.  

Xacte déménage et agrandit ses bureaux

Dès le 4 juillet 2016, toute l’équipe de Xacte sera relocalisée dans des locaux plus grands et plus fonctionnels situés au 5700, boulevard des Galeries, bureau 315 à Québec. «Compte tenu de nos besoins grandissants, il devenait impératif de déménager. Notre équipe a accueilli 6 nouveaux employés au cours des 2 dernières années et notre bureau actuel ne convenait plus à nos besoins» mentionne Suzanne Dorion, directrice générale de Xacte. Bien situés au coeur de Québec dans le district d’affaires de Lebourgneuf, les nouveaux locaux seront plus modernes et permettront à l’entreprise de poursuivre son expansion.

À propos de Xacte

Avec plus de 30 ans d’expérience et son approche unique de la facturation RAMQ, Xacte est aujourd’hui la 3e solution de facturation la plus utilisée par les professionnels de la santé au Québec. L’application de Xacte est offerte en version Web de même qu’en version mobile pour iPhone et Android. Découvrez dès maintenant tous les avantages de Xacte : Pour les psychiatres Pour les omni Pour les spécialistes Pour les optométristes

Comment obtenir votre premier paiement d’honoraires

En débutant votre pratique, vous devrez commencer à facturer la RAMQ. Pour la plupart des nouveaux médecins, la facturation médicale est souvent synonyme de complexité. Voilà pourquoi de nombreux médecins tardent à faire leur premières demandes.

Voici les 3 étapes à suivre pour vous garantir une transition simplifiée de la résidence à la pratique et obtenir aisément votre premier paiement d’honoraires.

1. Obtenir votre permis d’exercice

Votre permis d’exercice, communément appelé numéro de professionnel, est essentiel pour débuter votre pratique. Sans lui, vous ne pourrez acheminer vos demandes de paiement à la RAMQ. Vous devez en faire la demande auprès du Collège des médecins au moins 1 mois avant votre début de pratique. Pour obtenir le formulaire à compléter, visitez le site du CMQ : http://www.cmq.org/page/fr/pret-a-exercer.aspx

2. S’inscrire à la RAMQ

Environ 2 semaines suite à l’obtention de votre numéro de professionnel, la RAMQ vous fera parvenir votre numéro provisoire d’inscription (PRO) par la poste. Celui-ci est requis pour vous inscrire aux services de paiement des honoraires de la Régie. Une fois votre PRO en main, rendez-vous sur le site de la RAMQ et suivez les étapes d’inscription.

Pour compléter votre inscription, vous aurez besoin de :

  • votre no de professionel émis par le CMQ;
  • l’adresse de votre lieu de pratique principale et votre adresse de correspondance;
  • vos données de paiement (spécimen de chèque);
  • l’information pour l’accréditation, c’est-à-dire le numéro de l’agence de facturation informatisée ou, si vous la prenez en charge, le numéro du développeur de logiciels et celui du logiciel lui-même;
  • votre numéro d’assurance sociale (seulement si vous êtes rémunéré à honoraires fixes ou à salariat)
  • votre association à un groupe de professionnels (ex. : FMSQ ou FMOQ).

Visitez le site de la RAMQ pour tous les détails.

Évidemment, si vous faites affaires avec une agence de facturation, celle-ci peut vous assister dans vos démarches.

3. Effectuer vos premières demandes de paiement

Afin d’éviter tout délai de paiement, choisissez une solution de facturation qui vous offre une formation adéquate et du support pour vous aider à débuter du bon pied. Les nouveaux patrons laissés à eux-mêmes expérimentent souvent des problèmes et des refus de paiement.

Chez Xacte, nos experts en facturation sont disponibles pour vous guider et s’assurent qu’il n’y aura pas de retard de paiement pour votre première paie bien méritée!