Cliniques d’hiver – LE 339

Consulter aussi l’infolettre 366

Cette lettre d’entente 339 est en vigueur depuis le 14 janvier 2019 et se termine le 1er mai 2019.

Cliquez ici pour la liste des cliniques d’hiver désignées.

Cette infolettre vous présente les modalités de rémunération de la Lettre d’entente no 339, les instructions afférentes ainsi que de l’information concernant l’utilisation du registre des consultations de la RAMQ.


La RAMQ est prête à recevoir la facturation des services rendus dans une clinique d’hiver rétroactivement au 14 janvier 2019. Vous avez 90 jours pour facturer vos services à compter de la date de la présente infolettre.

Modalités de rémunération et instructions de facturation

La rémunération prévue aux articles 1.2 et 1.3 c) de la Lettre d’entente no 339 s’applique exclusivement aux services rendus durant les plages horaires réservées aux activités de la clinique d’hiver, selon l’horaire convenu avec l’établissement.

IMPORTANT : Toute facturation de services et, s’il y a lieu, de forfaits ou de suppléments dans le cadre d’une clinique d’hiver en cabinet ou en établissement doit être accompagnée du nouvel élément de contexte Services dispensés dans une clinique d’hiver.

Cabinet désigné clinique d’hiver

En cabinet, pendant une plage horaire d’une clinique d’hiver, le médecin peut opter quotidiennement pour l’un ou l’autre de ces choix :

  • la rémunération à l’acte en utilisant les codes de facturation et les tarifs applicables en cabinet, selon que le patient est inscrit auprès de lui ou non. Les frais de cabinet sont remboursables selon les dispositions de l’Entente particulière relative aux services de médecine de famille, de prise en charge et de suivi de la clientèle (40);
  • le forfait horaire de 184,30 $ (code de facturation 42048) auquel s’ajoute, si le médecin assume des frais de cabinet, une compensation horaire de 62,15 $ (code de facturation 42049). Lorsqu’il facture le forfait horaire et la compensation horaire pour les frais de cabinet, le médecin doit préciser la durée de sa prestation de services.

Le médecin qui choisit d’être rémunéré selon le forfait horaire et qui ne facture pas de supplément à la visite doit remplir le registre des consultations de la RAMQ (vous référer à l’infolettre).

Aux fins de la rémunération, la clinique d’hiver en établissement est réputée être un point de service d’un CLSC, une clinique externe d’un CHSGS ou un GMF-U en établissement.

1.2 En établissement, pendant une plage horaire d’une clinique d’hiver, le médecin peut opter quotidiennement pour l’un ou l’autre de ces choix :

  • la rémunération à l’acte en utilisant les codes de facturation et les tarifs applicables en CLSC ou en GMF-U en établissement, selon que le patient est inscrit auprès de lui ou non;
  • la rémunération à l’acte en utilisant les codes de facturation et les tarifs applicables en clinique externe en CHSGS;
  • le forfait horaire de 184,30 $ (code de facturation 42048). Lorsqu’il facture le forfait horaire, le médecin doit préciser la durée de sa prestation de services.

Le médecin qui choisit d’être rémunéré selon le forfait horaire et qui ne facture pas de supplément à la visite doit remplir le registre des consultations de la RAMQ (voir la section 2 de l’infolettre).


Médecin qui détient une nomination dans un établissement désigné clinique d’hiver

Le médecin qui détient une nomination dans le CLSC ou le GMF-U en établissement désigné clinique d’hiver et qui est rémunéré selon le mode mixte à honoraires fixes ou à tarif horaire peut conserver son mode de rémunération pour ses activités pendant une plage horaire de la clinique d’hiver.

Pour facturer les services rendus dans une clinique d’hiver, le médecin qui choisit de maintenir son mode habituel de rémunération à honoraires fixes ou à tarif horaire doit :

  • utiliser la nature de service habituelle avec le nouvel emploi de temps XXX298 Services cliniques d’hiver;
  • inscrire le numéro d’établissement correspondant à sa nomination.

S’il y a lieu, lorsqu’il facture un forfait ou un supplément, le médecin doit également indiquer l’élément de contexte Services dispensés dans une clinique d’hiver.

Médecin rémunéré selon le mode mixte

Pour facturer les services rendus dans une clinique d’hiver, le médecin qui choisit de maintenir son mode de rémunération mixte doit facturer les services qu’il rend et, s’il y a lieu, les forfaits et les suppléments avec l’élément de contexte Services dispensés dans une clinique d’hiver en plus de l’élément de contexte spécifique au secteur de pratique visé par le mode mixte.

1.3 Majorations, forfait par quart de quatre heures

Les majorations en horaires défavorables de l’annexe XX de l’Entente s’appliquent aux services rendus en clinique d’hiver ainsi qu’au forfait horaire (code de facturation 42048).

1.3.2 Forfait par quart de quatre heures

Un forfait par quart de quatre heures est payé au médecin pour les services rendus dans une clinique d’hiver, du lundi au vendredi de 18 h à 24 h ou, en tout temps, le samedi, le dimanche ou un jour férié.

Ce forfait est payable quel que soit le mode de rémunération du médecin pour les services rendus dans une clinique d’hiver. Il est de 154,80 $ (code de facturation 42050) et est divisible sur une base

2. Registre électronique des consultations de la RAMQ

Dans les prochains mois, l’accès au registre des consultations de la RAMQ sera octroyé à tout médecin omnipraticien, quel que soit son mode de rémunération.

Une nouvelle case à cocher sera ajoutée au registre pour permettre de préciser qu’une visite auprès d’un patient est faite dans le cadre d’une clinique d’hiver. Le médecin devra cocher cette case pour chaque visite inscrite au registre effectuée dans une telle clinique.

Le médecin, peu importe son mode de facturation, n’a pas à inscrire de consultation au registre s’il facture ses services à l’acte. Il en est de même pour le médecin rémunéré selon le forfait horaire, à honoraires fixes ou à tarif horaire, s’il facture, en plus de la visite, le forfait de responsabilité pour un patient vulnérable, le supplément à l’examen périodique d’un enfant âgé de zéro à cinq ans, le supplément à la prise en charge de grossesse, le supplément à la visite de suivi de grossesse ou, en GMF, le forfait annuel d’inscription en GMF.

Conférence de la collaboration 2018 – 17 au 19 octobre 2018 – Telus

Xacte sera présent à la Conférence de la collaboration 2018 afin de présenter l’intégration avec les DME Medesync et Kinlogix de TELUS Santé.

   

Présent sur place le 18 et 19 octobre : Martin Massé (Vice-président Technologie – Division de la facturation médicale ) et Guillaume Blanchard (Conseiller aux ventes internes) se feront un plaisir de répondre à toutes vos questions.

Date de l’évènement :

17 au 19 octobre 2018

Lieu de la conférence :

Hilton Québec, 1100, boulevard René-Lévesque Est, Québec (Québec), G1R 4P3

Pour plus de renseignements concernant cet événement, n’hésitez pas à consulter la page suivante : Conférence de la collaboration 2018

Au plaisir de vous rencontrer!

Advance Medicare number recognition

Pour la version française : Appuyez ici  

An advanced Medicare number recognition feature is now available on the Xacte mobile app.

With this new functionality, you can now read any bar code present on a Medicare card. The application can recognize the bar code from the older Medicare cards as well as on the newer versions of the RAMQ Medicare card. Furthermore, with this new technology, you can now scan a Medicare number from all sorts of medium :
  • A printed paper (For example : patient file)
  • A computer screen (For example : Your Electronic Medical Record)
  • An hospital card
  • Etc.
  This technology is called optical character recognition (OCR). It converts printed or most handwritten numbers into digital texts that can be used by a software application. With the digital text, Xacte’s application can then detect and extract any medicare numbers. To activate this function, access Xacte mobile app settings (Using the top left menu). Activate Enable advanced NAM’s reading. When the functionality Enable advanced NAM’s reading is activated in the settings, you will be able to use either ones (Bar code or OCR). Directly while scanning, it will be possible to activate or disable one of those functionalities (either the Bar code or the OCR function). If you find yourself using only one function, we suggest that you disable the other one. This will optimize the performance of the chosen method. If the Mobile app recognizes a few Medicare numbers, you will be prompted to choose the desired one.

Uploading files

Pour la version française : Appuyez ici  

It is now possible to upload files into your Xacte account by using the Send files function in the Xacte mobile app.

This new functionality allows you to upload files (PDF or image) 3 different ways :
    1. Send directly to Xacte

      • Allows you to send files to our Xacte agents (to be processed or to be archived)
      • By selecting this option, you need to specify what type of document you are uploading (For example : billing documents or CMA).
      • The uploaded files will then be processed like any other files sent by Email or Fax.
 
    1. Send to the web version

      • Allows you to upload files from you mobile app to your computer account’s web session (For example : a certificate of attendance for a CMA)
      • By doing so, you can easily and rapidly, attach any files to a web claim directly into your Xacte web account.
    1. Add to My documents

      • Allows you to upload files in your My Documents directory, available under the section Documents, both on the mobile app and in the web version.
  This option is available from the homepage, in the floating menu. Select the desired action and document type. Press on the + to add files. You can choose to use the Camera or a file already available on your mobile. Press on the Send button in order to upload the files.

Envoi de documents

Une nouvelle fonctionnalité Envoi de documents est disponible dès maintenant via l’application mobile.

Cette nouvelle fonction permet l’envoi de documents (photo ou pdf) sous trois actions différentes :

  1. Envoi à Xacte

    • Permet d’envoyer des documents à nos agents pour traitement ou référence.
    • Avec cette option, il est requis de spécifier le type de document que vous nous transmettez (ex: document de facturation ou ressourcement).
    • Les fichiers reçus suivront ensuite le processus habituel effectué lorsque nous recevons un document par courriel ou fax.

  2. Envoi à la version web

    • Permet l’envoi de documents de votre mobile à une session web ouverte sur un autre appareil (ex: un ressourcement à attacher à une demande).
    • De cette façon, il est possible d’attacher un document à une demande de paiement web simplement et rapidement.


  3. Ajouter à Mes documents

    • Permet d’ajouter des documents dans votre répertoire Mes documents disponible dans la section Documents de la version web et mobile.

  4. Cette option est disponible via le nouveau menu flottant sur la page principale de l’application.



    Sélectionner l’action désirée et le type de document (si requis).



    Appuyer sur le bouton + pour ajouter des documents.



    À partir de l’appareil photo ou d’un document disponible sur votre appareil.



    Appuyer sur le bouton d’envoi pour envoyer les documents.



Lecture des NAMs avancée

Une nouvelle fonctionnalité de Lecture des NAMs avancée est disponible dès maintenant via l’application mobile.

Cette nouvelle fonction permet maintenant de lire tous les codes à barres disponibles sur la carte d’assurance maladie. Le format tel que nous connaissons sur l’ancienne carte ainsi que le nouveau format (plus gros) qui a été ajouté sur la nouvelle carte.

De plus, et c’est ici que cela devient vraiment intéressant, il est également possible, avec cette nouvelle fonction, de lire un numéro d’assurance maladie à partir d’une autre source telle que:

  • Un papier imprimé (ex.: fiche ou dossier patient)
  • Un écran d’ordinateur (ex.: logiciel de rendez-vous ou dossier patient)
  • Une carte d’hôpital
  • Etc.

Nous appelons ce processus la reconnaissance optique de caractères (ROC), en anglais optical character recognition (OCR).

Ce processus permet de convertir des caractères dactylographiés, imprimés ou manuscrits en texte codé numériquement, exploitable par une application logicielle sans qu’il soit nécessaire de le retaper.

Les applications Xacte sont en mesure d’analyser ce texte et d’y extraire les numéros d’assurance maladie présents.

Pour activer cette fonction, rendez-vous dans les paramètres de l’application (disponible via le menu du haut à gauche).



Activer la fonction Lecture des NAMs avancée.



Lorsque la fonction de Lecture des NAMs avancée est activée dans Xacte il est possible d’utiliser l’une, l’autre ou les deux méthodes de lecture simultanément (code à barres ou ROC/OCR).



Il est également possible d’activer ou de désactiver l’une ou l’autre de ces deux méthodes lors de la lecture du numéro d’assurance maladie.

Si vous utilisez une seule méthode, il est recommandé de désactiver celle qui n’est pas utilisée. Cela optimisera les performances de la méthode choisie.



Si plusieurs numéros sont trouvés dans le texte, l’application vous demandera alors de sélectionner le numéro désiré à partir d’une liste.



Omnipraticiens: Nouveaux tarifs au 1er septembre

Bonjour à tous,

La RAMQ a publié hier un communiqué concernant les augmentations de tarifs en date du 1er septembre.

Le communiqué est disponible à cette adresse: http://www.ramq.gouv.qc.ca/SiteCollectionDocuments/professionnels/infolettres/2018/info190-8.pdf

Veuillez noter que notre équipe travaille actuellement à extraire tous les nouveaux tarifs des différents manuels afin de mettre à jour nos bases de données (la RAMQ ne fournit plus les tarifs aux développeurs de logiciel). Ce processus prendra plusieurs jours.

Entre-temps, les tarifs affichés dans vos grilles de facturation peuvent ne pas être bons. Les montants seront corrigés automatiquement à l’envoi des demandes et apparaîtront aux bons montants sur le document de facturation.

Merci pour votre compréhension

Nouveau module simplifié pour l’inscription des patients



Pour les Cliniques, GMF et UMF

Dorénavant, il n’est plus nécessaire de passer par le système complexe de la RAMQ pour procéder à l’inscription de vos patients. En effet, nous vous offrons maintenant un tout nouveau module d’inscription simplifié qui vous permet d’inscrire vos nouveaux patients en quelqus clics rapides. Offert gratuitement, ce nouveau module d’inscription a été développé par notre équipe d’analystes et de programmeurs qui est reconnue pour développer les outils les plus simples et les plus performants du marché.

En plus d’accélérer et de simplifier le processus d’inscription de la clientèle, notre module vous offre les avantages suivant :

  • un accès rapide et en temps réel à l’information requise;
  • la possibilité de modifier un dossier patient en seulement quelques clics;
  • la synchronisation avec notre module de facturation pour éviter les erreur et refus de paiement;
  • la duplication des inscriptions (pour gérer rapidement les changements de vulnérabilité), et bien plus.

Pour tous les détails, consultez le site de Xacte.

Toutes les cliniques, GMF et UMF du Québec peuvent bénéficier gratuitement de notre nouveau module afin de simplifier leur processus d’inscription des patients à la RAMQ.
Démo et inscription sans frais

Les établissements intéressés peuvent, sur demande, essayer et tester l’application avant de s’inscrire à ce nouveau service en ligne. Pour obtenir une démo gratuite, cliquez ici. Pour vous abonner et utiliser gratuitement du nouveau module d’inscription de la clientèle à la RAMQ, téléphonez au 1.855.799.2283 ou cliquez ici.

Xacte Web / Nouveautés! / New Features!

Bonjour à tous,

English text follow

Vous avez peut-être remarqué un des nombreux changements apportés à Xacte Web lors de la mise à jour de lundi. Je vous présente ici un survol rapide des modifications les plus significatives.

  • L’intégration Petal Booking (http://bit.ly/petal-booking) est maintenant disponible (*1). Vous pouvez donc importer vos rendez-vous dans votre grille de facturation ou initier la création d’une demande de paiement via la vue Agenda disponible dans Xacte. Il est également possible d’avoir la vue Agenda sur Xacte Mobile et ainsi initier la création d’une demande de paiement sur votre appareil mobile. Pas besoin d’entrer le NAM, la date et l’heure! Tout est transféré à partir de l’agenda Petal Booking.
  • L’intégration Petal Scheduling (http://bit.ly/petal-scheduling) est maintenant disponible (*1). Vous pouvez visualiser votre horaire configuré dans Petal directement dans votre grille de facturation. En plus de vous aider à ne rien oublier lorsque vous effectuerez votre facturation, l’intégration vous permet de facturer vos gardes, forfaits d’enseignement et réunions en quelques clics. Finalement, nos agents auront également accès à votre horaire pour les aider à vérifier votre facturation.
  • Nouveau module gratuit d’inscription de la clientèle pour les Omnipraticiens (https://xacte.net/ModuleInscription) (*2). Vous utilisez encore le site de la RAMQ pour gérer vos inscriptions de patients? Arrêtez immédiatement! Xacte vous offre une meilleure solution. Avec le module d’inscription Xacte vous pouvez….
    • fermer une inscription et la dupliquer en quelques clics lors d’un changement de vulnérabilité ou lors du changement de statut (Ex. patient sans visite => médecin de famille).
    • accéder à la fiche d’inscription du patient directement à partir de la demande de paiement ou de la grille de facturation
    • accéder directement à la fiche d’inscription à partir d’Omnimed
  • Refonte complète du module de rapports et statistiques. Amélioration du look et des performances. De plus, il est maintenant possible de rechercher pour un rapport, donc plus facile de trouver le rapport désiré. C’est la nouvelle place pour tous vos rapports. L’ensemble des rapports sera graduellement migré vers cette section. À venir!
  • Refonte complète de la section paramètres
    • Il est maintenant possible pour les clients du Plan Expert de modifier les codes étendus associés à votre compte. Un code étendu est un raccourci spécial qui permet de facturer plusieurs codes en même temps. Ex. Vous pouvez configurer que ABC donne 1000,1001,1320. Très utile pour les combinaisons fréquentes de codes.
    • Amélioration de la configuration des listes de recherche. Il est maintenant possible d’importer la liste (actes, diagnostics, référants) d’un autre utilisateur. Il est également maintenant possible pour un propriétaire de liste de la partager à d’autres utilisateurs. De cette façon, tous les utilisateurs de la liste ont la dernière version en tout temps.

D’autres articles/vidéos plus détaillés seront également publiés au cours des prochaines semaines afin de vous donner plus d’informations concernant ces changements.

Merci!

p.s. De nouvelles fonctionnalités super intéressantes seront également bientôt disponibles pour Xacte Mobile! Surveillez nos annonces!

(*1) Version BETA en développement. L’intégration est disponible pour les clients de Xacte seulement. Non disponible pour les clients servis par MultiD.

(*2) Une entente avec Xacte est requise afin d’avoir accès au module d’inscription. Les clients de MultiD doivent contacter Xacte directement afin d’activer cette fonctionnalité.

Martin Massé
VP Technologies Facturation médicale
martin.masse@xacte.net
Hello everyone,

You may have noticed some of the many changes made to Xacte Web on Monday’s update. Here is a quick overview of the most significant changes.

  • Petal Booking integration (http://bit.ly/petal-booking-en) is now available (*1). You can import your appointments into your billing grid or initiate the creation of a claim directly from the Calendar view available in Xacte. It is also possible to have the Calendar view on Xacte Mobile and thus initiate the creation of a claim from your mobile device. No need to enter the NAM, date and time! Everything is transferred from the Petal Booking calendar.
  • Petal Scheduling integration (http://bit.ly/petal-scheduling-en) is now available (*1). You can view your configured schedule in Petal directly in your billing grid. In addition to helping you keep your billing complete and up-to-date, the integration allows you to charge for your on-call, teaching fees and meetings in just a few clicks. Finally, our agents will also have access to your schedule to help them verify your billing.
  • Our new free patient registration module for general practitioners (https://xacte.net/ModuleInscription) (* 2). Still using the RAMQ website to manage your patient registrations? Stop immediately! Xacte now offers you a better solution. With the Xacte free registration module you can
    • close a registration and duplicate it in a few clicks during a change of vulnerability or when the status changed (Ex. patient without visit => doctor from Family).
    • access the patient registration form directly from a claim or a billing grid
    • access the registration directly from Omnimed
  • Complete redesign of the Reports and Statistics module. Improved look and upgraded performance. Now, it is also possible to search for a report, much easier to find the desired report. This is the new location for all your reports as all reports will be gradually be migrated to this section. Coming soon!
  • Complete overhaul of Settings
    • It is now possible for our Expert Plan customers to modify extended codes associated with your account. An extended code is a special shortcut that allows you to charge multiple codes at the same time. Ex. you can configure that ABC equals to codes 1000,1001,1320. Very useful for frequently used code combinations.
    • Improved search list configuration. It is now possible to import the list (act, diagnostics, referrals) from another user. It is also now possible for a list owner to share it with other users so they get the latest version at all times.

More detailed articles/videos will also be published in the coming weeks to give you more information about these changes.

Thank you!

p.s. New and exciting features will also be available soon for Xacte Mobile! Watch our blog for announcement!

(*1) BETA version under development. Integration is available for Xacte customers only. Not available to customers served by MultiD.

(*2) An agreement with Xacte is required to access the registration module. MultiD customers must contact Xacte directly to enable this feature.

Martin Massé
VP Technologies Medical Billing
martin.masse@xacte.net