À l’attention des optométristes:

Veuillez prendre note que la RAMQ a récemment publié nouvelle une infolettre afin d’apporter certaines précisions sur le nouveau programme : Mieux voir pour réussir. 

Voici les points à retenir : 

  • L’examen d’un patient de moins de 18 ans donnant lieu à une prescription pour des lunettes ou des verres de contact avec correction peut avoir été effectué avant l’entrée en vigueur du programme. Toutefois, l’achat de lunettes ou de verres de contact doit avoir été fait le 1er septembre ou après pour donner lieu au remboursement.
  • Pour la facturation des codes ci bas, l’élément de contexte 1809 – À la suite de l’examen d’un patient de moins de 18 ans, une prescription pour lunettes ou verres de contact a été émise, doit être présent sur la ligne de facture. Il peut être utilisé pour la facturation des services rendus depuis le 1er juin 2019.
    • Codes : 9001, 9003, 9004, 9010, 9011, 9012, 9014, 9017, 9018, 9022 et 9030
Demande de paiement web
Demande de paiement mobile
  • Vous n’avez pas à modifier votre facturation déjà transmise. L’absence de cet élément de contexte sur votre facture n’entraînera pas de refus de paiement. Toutefois, il est nécessaire pour permettre à la RAMQ de s’assurer de l’admissibilité de la personne au programme. 

Pour consulter l’infolettre dans son entièreté, veuillez appuyer-ici. 

Ajout d’une 4e catégorie de problèmes de santé.

Lorsque vous devez ajouter une caractéristique de santé à un patient possédant déjà 3 codes de catégorie de santé, la RAMQ vous demande de procéder ainsi : 

1 – Vous devez fermer un des trois codes existants, selon votre choix, avant de pouvoir en saisir un nouveau.

  • 1.1 – La fermeture implique d’indiquer une date de fin à ce code et non de le supprimer du dossier du patient. 

2 – Le code de catégorie de problèmes de santé à fermer dans le dossier du patient doit l’être en date de la veille de la visite, de l’intervention clinique ou de la psychothérapie ayant donné lieu au diagnostic du nouveau problème de santé que vous souhaitez inscrire.

3 – La date de début du nouveau code de catégorie de problèmes de santé doit être celle de la visite, de l’intervention clinique ou de la psychothérapie ayant donné lieu au diagnostic du problème de santé.

Comment fermer une inscription dans le Module d’inscription Xacte

Appuyez ici pour consulter l’infolettre 161

Supplément de durée (Acte info 104)

La RAMQ vous avise qu’à partir du 30 septembre 2019, la facturation des codes de suppléments de durées nécessitera que l’heure de début et de fin de la visite prérequise soient présente.

Voici les codes de suppléments ciblés par cette mesure :


Codes de supplément de durée


0003200037000440006500082000830008409078
0907909080090810908809089091370922009292
15085150941512815542160951609616097

Codes de supplément de plus de 30 minutes et de plus de 60 minutes en médecine interne


153921539415397153991540115404

Codes de supplément de consultation de 60 minutes et plus en pédiatrie


1553815539155411554715549

Voici comment indiquer l’heure de début et de fin dans :


Votre grille de facturation

Votre demande de paiement

Votre demande de paiement mobile

Pour consulter l’info-acte 104 dans son entièreté, appuyez ici.

Modification aux inscriptions patients

À l’attention de tous les omnipraticiens, ainsi que le personnel administratif des cliniques médicales.

Deux nouvelles fonctionnalités sont maintenant disponibles dans le service en ligne Inscription de la clientèle des professionnels de la santé de la RAMQ : mettre fin à un code de catégorie de problèmes de santé et identifier un patient inscrit dans le cadre des soins intensifs à domicile (SIAD) en CLSC (Lettre d’entente no 336).

Appuyez ici pour consulter l’infolettre 136.

Prenez note qu’il est maintenant possible de mettre fin à un code de catégorie de problèmes de santé sans mettre fin à l’inscription, et ce, directement dans le module d’inscription Xacte. Il n’est donc plus nécessaire de fermer l’inscription la veille de la visite puis de rouvrir une nouvelle inscription la journée de la visite sans la vulnérabilité.

Vous pouvez dès maintenant ajouter une date de fin à une catégorie de problèmes de santé. Il suffit d’appuyer sur la vulnérabilité et de sélectionner ensuite une date de fin. 

Voici la démarche détaillée.

Enfin, concernant l’identification d’un patient inscrit dans le cadre des soins intensifs à domicile (SIAD) en CLSC (Lettre d’entente no 336), cette option est aussi disponible dans le module d’inscription. Il suffit d’appuyer sur + Ajouter une particularité dans la section Particularité(s) de l’inscription.

Control Calendar 2.0

The new Control Calendar is now available!


Accessible from your homepage, the Control Calendar is a monthly verification tool that will help eliminate any potential forgotten billing.

Homepage – In the Section: Other reports


For each day you can specify the following:

  • If you were at a conference
  • If you were on vacation
  • If it was a national holiday
    By default, any days you have billed acts or forfeits on will automatically display as being OK.

For days you have billed any acts on, the calendar will display the following details:

  • The amounts billed for each establishment
  • Number of acts being billed
    The Control Calendar can also be synchronised in real time with your PetalMD schedule.

In this calendar, the days displayed are days when:

  • You are supervising students
  • You are on-call
  • You are supervising a Nurse Practitioner
  • You are attending meetings or committees
  • You are on vacation

More details on the integration with PetalMD Scheduling

More details on the integration with PetalMD Scheduling:

Video integration PetalMD – Tasks
Video integration PetalMD – Events

All clients with PetalMD Scheduling will have the possibility of integrating their schedule into their billing. The deployment of this integration will be progressive and will take place over several weeks. You will be notified when the integration of your schedule into Xacte billing is active.

Until then, if you wish to accelerate the process and be among the first clients to integrate your schedule into your billing, don’t hesitate to contact an Xacte agent at the following address: help@xacte.net


Happy billing!

Entente commerciale renouvelée entre MultiD et Xacte

MultiD, l’un des joueurs majeurs de l’industrie médico-administrative au Québec, vient de renouveler son entente d’utilisation avec Xacte, la solution de facturation médicale offerte par PetalMD. En affaires depuis près de 50 ans, MultiD a travaillé avec bon nombre de systèmes de facturation, mais utilise depuis cinq (5) ans la solution et les services Xacte pour servir quelque 900 médecins.


« C’est la simplicité d’utilisation et la rapidité qui nous ont d’abord attiré, mais c’est l’ajout constant de fonctionnalités branchées sur l’intelligence artificielle qui nous a convaincu que Xacte est sans équivoque, le meilleur logiciel de facturation au Québec »


mentionne Daniel Bouchard, directeur général de MultiD


« Nous sommes ravis de renouveler notre entente avec MultiD et de contribuer ainsi à la numérisation de la facturation médicale au Québec »


renchérit Martin Massé, Vice-président technologies pour la facturation médicale de PetalMD

Par l’entremise de ce partenariat, la grande majorité des médecins qui font affaires avec MultiD verront leur facturation médicale gérée et optimisée par Xacte. L’entente est toutefois transparente pour les médecins clients de MultiD, qui continueront d’être en relation avec les mêmes conseillers spécialisés qu’à leur habitude.

Le renouvellement de l’entente avec MultiD survient un peu plus d’un an après que PetalMD ait fait l’acquisition de Xacte. Au cours de l’année ayant suivi cette acquisition, Xacte a enregistré une hausse de clients médecins de 26 %, ce qui en fait la solution de facturation médicale ayant connu la plus importante hausse parmi toutes les agences au Québec.  

À propos de MultiD

MultiD offre des solutions administratives et financières à plus de 1 700 professionnels de la santé. Leur expertise multidisciplinaire en fait un partenaire prisé puisque leur équipe a développé des services sur mesure qui répondent aux besoins des médecins tant au niveau de la facturation médicale que de la comptabilité, des impôts et de la fiscalité.

À propos de Xacte

Développée par les pionniers de la facturation médicale en ligne au Québec, Xacte est la solution de facturation RAMQ offerte par le leader en santé numérique PetalMD. Les conseillers spécialisés en facturation médicale de Xacte se distinguent par leur engagement à offrir un service de qualité supérieure et adapté à la spécialité des médecins, leurs connaissances poussées des réglementations de la RAMQ et leur utilisation des plus récentes avancées technologiques.

Découvrez les services et les fonctionnalités inédites de Xacte
Si vous souhaitez en apprendre davantage sur la solution de facturation médicale Xacte, nous vous invitons à télécharger gratuitement le document ci-dessous ou à demander une démonstration personnalisée.

Xacte | Fiche produit

Simplifiez votre facturation médicale auprès de la RAMQ

Télécharger

Modification au Guide de facturation RAMQ – Personne répondante

Nous désirons vous communiquer un changement apporté par la RAMQ au Guide de facturation RAMQ.

Lorsque vous devez facturer un enfant de moins d’un an qui ne possède pas d’assurance maladie, vous devez indiquer une personne en référence. Cette personne peut être identifiée de deux façons différentes :

  • Inscrire le numéro d’assurance maladie de la mère ou du père (lorsque connu) à la section Personne répondante (dans la fiche patient).
  • Sinon inscrire le nom et le prénom, le sexe et la date de naissance de la personne répondante (dans la fiche patient).

La nouveauté amenée par la RAMQ se situe au niveau de la « date de naissance ». Cette information n’était pas requise avant le 5 juillet 2019.

Il sera donc important de bien noter les informations de la mère ou du père si ceux-ci ne disposent pas non plus d’une carte d’assurance maladie.

Pour consulter le guide dans son intégralité, voici le lien :

Guide de facturation RAMQ

Voici comment créer un enfant de moins de un an sans NAM dans :

La grille de facturation Xacte

La demande de paiement unitaire Xacte

La demande de paiement mobile Xacte

Bonne facturation!

À l’attention des omnipraticiens

Lettre d’entente 340

Gériatrie ambulatoire, Clinique pour réfugiés et autres modifications

Les modifications à votre entente sont en vigueur depuis le 1er juin 2019 et sont les suivantes :

  • Ajout de la Lettre d’entente no 340 relative à la rémunération des activités de gériatrie ambulatoire en CHSGS, en CHSLD ou en CLSC;

  • Ajout de modalités à l’Entente particulière relative aux médecins qui exercent leur profession dans ou auprès d’une installation d’un établissement dans le cadre de la mission du centre local de services communautaires (17) pour le médecin rémunéré à honoraires fixes ou à tarif horaire dans une clinique pour réfugiés désignée;

  • Remaniement de l’Entente particulière relative au respect des plans régionaux d’effectifs médicaux (53);

  • Concordances aux annexes XXII et XXIII pour exclure le secteur de gériatrie ambulatoire ou de psychogériatrie ambulatoire décrit à la Lettre d’entente no 340.

  • Pour consulter la l’infolettre 66 dans son entièreté, appuyez ici.


    Amendement 178

    Rémunération de certains services médico-administratifs (CNESST) et autres modifications

    Amendement no 178, entre en vigueur rétroactivement au 1er avril 2018

    Voici les principaux changements :

    • Création de 7 nouveaux codes de facturation :
      9922, 9924, 9925, 9931, 15795,15796, 15797
    • Ajustement de tarif pour 25 codes :

    Les services facturés depuis le 1er avril 2018 seront révisés ou réévalués afin d’ajuster les sommes payées en conformité avec les nouveaux tarifs, s’il y a lieu. Aucune action n’est requise de votre part.

    • Abolition des codes : 9981 et 9982 :

    IMPORTANT : Les services facturés avec les codes 09981 et 09982 seront réévalués rétroactivement au 1er avril 2018 et les honoraires versés seront récupérés. Les sommes récupérées seront affichées sur un état de compte subséquent. S’il y a lieu, vous pourrez ensuite modifier votre facturation rétroactivement au 1er avril 2018 en utilisant les codes 09911, 09912, 09913, 09931, 09947, 09948 ou 09949, et ce, dans les meilleurs délais.

    • La RAMQ sera prête à recevoir votre facturation en lien avec les changements apportés par l’Amendement no 178 à compter du 1er juillet 2019. Vous disposez de 90 jours à compter de cette date pour facturer vos services.

    Pour consulter l’infolettre 74 dans son entièreté, appuyez ici.

    Is it necessary to leave notes in your patients files to receive payment?

    By Suzanne Dorion, VP billing solution of Xacte, a product by PetalMD

    Like the majority of your colleagues, you might have been practicing for numerous years without ever questioning the way you maintain your medical records. You should however be aware that your payments could be reviewed by the RAMQ because of your patient’s file.

    Although you may have always been paid to date, it only takes one mishandled patient’s file to put you at risk with the RAMQ with regards to your billing or with the CMQ with regards to your practice.

    In fact, the absence of a note, without a valid reason, could give the RAMQ reason to believe that the billing code was not done and should therefore not be reimbursed. It is important to be careful with the notion of a “valid reason” and whether to leave a note or not in the file. In fact, in certain cases, the billing code could still be justified despite the absence of a note. For example, would the absence of a note in a patient’s file during the weekend rounds when there is no significant changes in the health condition of a patient be justified in the eyes of the RAMQ? Should you pull out the patient’s file to write “patient is ok” by hand or with a stamp? Would it be this type of unnecessary note that is not justified? I’ll let you be the judge of that. However, what we do know is that we cannot anticipate the RAMQ’s interpretation nor what they will do. It is therefore highly recommended that you leave notes whenever possible!

    Your clinical notes as seen by the CMQ and the RAMQ

    In the guide, the CMQ explains*:

    «Comme le dossier médical est le témoin fidèle de l’état clinique du patient et des actes posés par le médecin, le Collège le considère comme un des outils appropriés pour apprécier la qualité de l’acte médical»

    Click here to consult the guide (in French)

    Click here to consult more documentation on this topic (in French)

    The RAMQ brings back this same notion in its section on investigations and inquiries*:

    «Le professionnel doit bien tenir ses dossiers

    Les dossiers des patients doivent être bien documentés et respecter les recommandations de l’ordre professionnel. Un dossier doit bien décrire l’état du patient ainsi que les actes pratiqués par le professionnel.

    Afin d’éviter toute confusion ou fausse interprétation, les notes cliniques doivent être lisibles et complètes. Des dossiers bien tenus constituent un élément important dans le processus d’analyse de la facturation. Plus un dossier est complet, plus il est utile pour attester les services rendus.

    Si les dossiers ne peuvent être présentés à la RAMQ sans raison valable ou qu’aucune note n’y a été inscrite, la RAMQ peut considérer le service faisant l’objet d’une analyse comme n’ayant pas été fourni. Son paiement pourrait ainsi être remis en question.»

    Click here to consult the rubric on this topic (in French)

    Although the doctor remains fully responsible for his or her billing with the RAMQ, a company specialized in RAMQ medical billing like Xacte can accompany you and answer any questions you may have.

    Being guided by experts in your specialty will always be the best way to reduce the risks of being investigated by the RAMQ and to give you peace of mind.

    Xacte, 30 years of experience in medical billing

    True pioneers in medical billing for 30 years, the team at Xacte has made it their duty to create a product that’s always offering more. The web and mobile versions of Xacte are now currently being used by more than 2,400 healthcare professionals in Québec and are recognized as being the easiest and most powerful tool on the market. Xacte has now joined the big family of products owned by PetalMD, a company specializing in medical technological solutions.

    *In order to protect the interpretation of CMQ and RAMQ text, Xacte did not translate it.

    La note au dossier est-elle nécessaire pour réclamer le paiement de vos actes?

    For the english version, click here.

    Par Suzanne Dorion, VP Solutions de facturation de Xacte, une solution de PetalMD

    Comme la plupart de vos collègues, il y a fort à parier que vous pratiquez depuis nombre d’années sans jamais avoir remis en question votre dossier médical. Toutefois, il est important d’être conscient que le paiement de vos honoraires pourrait être remis en question par la RAMQ à cause de la tenue de vos dossiers.

    En effet, bien que vous ayez toujours été payé à ce jour, il n’en demeure pas moins qu’un dossier médical mal tenu pourrait vous mettre à risque auprès de la RAMQ en ce qui a trait à votre facturation médicale, ainsi qu’auprès du CMQ quant à votre pratique.

    L’absence de note, sans raison valable, pourrait amener la RAMQ à conclure que l’acte n’a pas été fait et cette dernière pourrait en demander le remboursement. Il est donc important de porter une attention particulière à la notion de «raison valable» d’annoter ou non un dossier. Ainsi, dans certains cas, l’acte pourrait être justifié malgré l’absence de note. Par exemple, l’absence d’une note au dossier d’un patient vu lors de la tournée de fin de semaine et sans changement significatif dans son état de santé, pourrait-elle être justifiée? Devriez-vous faire sortir le dossier patient pour y inscrire “patient va bien” à la main ou même avec un tampon encreur? N’est-ce pas l’une de ces notes contaminantes qui serait non justifiée? Je vous laisse en juger. Par contre, ce que nous savons avec certitude, c’est que nous ne pouvons pas anticiper l’interprétation que la RAMQ en fera. Il vaut donc mieux de mettre une note autant que faire se peut!

    Vos notes cliniques face à au CMQ et la RAMQ

    Dans le guide à cet effet, le CMQ explique :

    «Comme le dossier médical est le témoin fidèle de l’état clinique du patient et des actes posés par le médecin, le Collège le considère comme un des outils appropriés pour apprécier la qualité de l’acte médical»

    Cliquez ici pour consulter le guide

    Cliquez ici pour consulter d’autres documents à ce sujet

    La RAMQ reprend la notion d’une bonne tenue de dossier dans sa rubrique concernant les vérifications et enquêtes :

    «Le professionnel doit bien tenir ses dossiers

    Les dossiers des patients doivent être bien documentés et respecter les recommandations de l’ordre professionnel. Un dossier doit bien décrire l’état du patient ainsi que les actes pratiqués par le professionnel.

    Afin d’éviter toute confusion ou fausse interprétation, les notes cliniques doivent être lisibles et complètes. Des dossiers bien tenus constituent un élément important dans le processus d’analyse de la facturation. Plus un dossier est complet, plus il est utile pour attester les services rendus.

    Si les dossiers ne peuvent être présentés à la RAMQ sans raison valable ou qu’aucune note n’y a été inscrite, la RAMQ peut considérer le service faisant l’objet d’une analyse comme n’ayant pas été fourni. Son paiement pourrait ainsi être remis en question.»

    Cliquez ici pour consulter la rubrique à ce sujet

    Bien que le médecin demeure le seul responsable de sa facturation face à la RAMQ, une entreprise spécialisée telle que Xacte peut vous accompagner et répondre à vos questions.

    Être bien conseillé par des experts de votre discipline demeure toujours la meilleure garantie pour réduire les risques d’enquête et vous assurer la tranquillité d’esprit.

    Xacte, 30 ans d’expérience en facturation médicale

    Véritable pionnière de la facturation médicale depuis maintenant 30 ans, l’équipe de Xacte se fait un devoir d’offrir un produit qui en fait plus et qui en offre plus. Les plateformes Web et mobile de Xacte sont actuellement utilisées par près de 2 400 médecins et optométristes du Québec. Ces outils sont réputés être les plus performants et les plus simples d’utilisation sur le marché. Aujourd’hui, Xacte fait partie de la grande famille des produits de PetalMD, une entreprise spécialisée en solutions médico-administratives.