La fin de la facturation papier pour les optométristes

Avez-vous planifié votre transition vers la facturation en ligne?

Il est important de se rappeler qu’à compter du 1 janvier 2018, tous les optométristes devront envoyer leur facturation de façon informatique. Aucune demande papier ne sera acceptée par la RAMQ.

Vous désirez informatiser votre facturation RAMQ ?

C’est le temps idéal de faire le saut!

Xacte vient tout juste de relever avec succès tous les tests de conformité SYRA et débutera la migration de ses clients vers le nouveau système dès le début septembre.

En plus de vous assurer une facturation conforme avec les critères SYRA, choisir Xacte c’est aussi bénéficier d’une plateforme simple, rapide et efficace.

Apprécié par des centaines d’optométristes, Xacte vous permettra de facturer rapidement et simplement toutes vos demandes de paiements et ce, que ce soit à l’aide de votre téléphone mobile ou de votre ordinateur.

Pour toute nouvelle inscription, nous vous offrons un essai gratuit de 60 jours. L’essayer c’est l’adopter!

Pour plus de détail, visitez notre page web : https://xacte.net/opto

Avalanche de refus à venir ?

L’infolettre de la RAMQ datant du 26 mai dernier annonce la couleur : toute la facturation des omnipraticiens et spécialistes sera vérifiée et réévaluée depuis le 1er avril 2016, date d’avènement de SYRA. Cela risque d’occasionner beaucoup de rectifications et de refus dans la facturation de nombreux médecins.

Pour consulter cette infolettre : Cliquez ici !

Le délai de correction des factures a donc été temporairement levé (habituellement 135 jours après la date des services), pour permettre d’effectuer les modifications nécessaires aux demandes révisées et refusées rétroactivement par la RAMQ.

Faut-il s’inquiéter?

Xacte est l’une des seules compagnies qui examine aussi méticuleusement les états de compte de ses clients et y insère une foule de validations afin de bien suivre les règles écrites dans le manuel. Pour notre clientèle avec le plan Expert, l’équipe de Xacte va donc continuer de surveiller très étroitement les factures refusées sur les états de compte à venir afin d’en vérifier les motifs et d’agir en conséquence.

Xacte valide le plus possible afin de suivre les règles de facturation édictées par la RAMQ. Nous ferons donc notre maximum afin d’agir en faveur de nos clients pour qu’ils aient le moins d’impact possible lors de cette réévaluation massive. Il est fort probable que les refus soient plus nombreux pour les clients dont les demandes ont été facturées dans d’autres logiciels. Notre équipe s’occupera de tout (plan Expert). C’est ce que nous avons toujours fait, et c’est aussi pour cela que Xacte est réputée, pour son service client inégalé !

En cas de refus, nous vous aviserons par voie de clavardage, courriel ou via votre suivi de dossier. Donc si vous ne recevez aucun message de refus importants, c’est que votre dossier est conforme et que vous n’avez pas à vous inquiéter.

Xacte veille sur votre facturation, vous êtes entre de bonnes mains !

Compétition + SYRA = Fonctionnalités manquantes

D’après un récent avis émis par la RAMQ, celle-ci affirme avoir reçu plusieurs plaintes de médecins en lien avec la nouvelle version SYRA de certains logiciels de facturation.

On peut y lire que plusieurs systèmes n’offrent pas certaines fonctionnalités pourtant importantes telles que :
La modification de facture;
La facturation des frais de déplacement;
Le relevé d’honoraires lié à la demande de remboursement au patient.

Chez Xacte nous offrons toutes ces fonctionnalités.

Les impacts pour le médecin

Bien que la RAMQ invite ses développeurs à fournir un système complet avec toutes les fonctionnalités requises, elle ne peut pas les obliger à le faire. Il s’agit d’un choix que font les développeurs. Ce sont les utilisateurs qui, en optant pour un système incomplet, courrent le risque d’en subir les inconvénients, comme des pertes de revenus. De plus, il est difficile pour les médecins qui utilisent un mode de saisie papier (carton) de se rendre compte des anomalies informatiques pouvant affecter le logiciel de leur agent de facturation. Pourtant, ces manques peuvent potentiellement faire encourir des réclamations futures auprès des médecins. Voilà pourquoi nous vous recommandons de questionner votre agent de facturation pour savoir si son logiciel est efficace et à jour. Et surtout… surveillez vos états de compte!

La modification de facture, une fonctionnalité essentielle!

Toujours selon la RAMQ, certains logiciels ne proposent que l’annulation d’une facture et n’en permettent pas la modification. Or, il s’agit d’une fonctionnalité essentielle! Elle permet de corriger les erreurs simples telles que la date, l’acte ou le patient. Elle permet également de modifier une demande que la RAMQ a refusée et ce, jusqu’à 135 jours suivant la date des services. Il est donc très important de vérifier que vous avez accès à la modification de factures!

Vous songez à changer de solution de facturation? Exigez une démo!

En raison de la grande quantité d’options offertes sur le marché, la référence d’un collègue satisfait de son système pourrait vous permettre de dénicher la solution de facturation la mieux adaptée pour votre discipline.

De plus, exigez une démo du produit qui vous intéresse avant d’y souscrire. De cette façon vous pouvez:
Mettre l’application à l’épreuve;
Voir si elle vous convient réellement;
Vérifier si les problèmes que vous vivez actuellement sont présents dans cet autre logiciel.

Gardez toujours à l’esprit que votre outil de facturation doit vous simplifier la tâche et non la compliquer!

Demandez dès maintenant votre démo du logiciel Xacte, la nouvelle génération de systèmes de facturation RAMQ.

Lisez aussi : 9 situations qui vous indiquent qu’il est grand temps de changer de système de facturation

SYRA : faut-il sonner l’alarme?

Alors qu’il reste moins de 25 jours avant l’entrée en vigueur des nouvelles normes SYRA, nous estimons que plus de 30% des médecins du Québec n’ont toujours pas été transférés sur la nouvelle plate-forme SYRA de leur fournisseur.

Selon l’information que la FMSQ a obtenue auprès de la RAMQ, le nombre de migrations effectuées par les développeurs de logiciels s’avère inférieur à ce qui avait été planifié. Au 1er novembre dernier, plus de 10 000 médecins n’avaient pas encore transféré. Êtes-vous de ce nombre?

Urgence d’agir

À seulement quelques jours de la date butoir, tous les médecins devraient déjà avoir migré sur la nouvelle plate-forme SYRA.

Si tel n’est pas votre cas, vous devriez dès maintenant demander votre transfert afin de tester et de valider le nouveau système SYRA de votre fournisseur. Cela pourrait vous éviter certaines mauvaises surprises : le nouveau système de votre fournisseur pourrait ne pas vous convenir ou encore être truffé de bogues informatiques. La vigilance est de mise et vous impliquer dans ce processus de changement est primordial.

À cet effet, il est important de savoir que chaque médecin est entièrement responsable de sa facturation. D’éventuels problèmes ou manquements ne pourraient donc pas être imputables à votre fournisseur de services en facturation.

« Le professionnel de la santé est toujours responsable de sa facturation, même s’il utilise les services d’une agence de facturation et que cette dernière signe en son nom, … » Extrait du site de la RAMQ1

Nous vous invitons à lire l’article paru dans l’édition de décembre du magazine Le Spécialiste, en page 15 et intitulé « SYRA, êtes-vous prêt? »

SYRA chez Xacte : 100% des médecins transférés avec succès

Chez Xacte, nous avons débuté le transfert de nos clients en avril 2016 et depuis novembre, toute notre clientèle est facturée avec notre nouvelle version SYRA. Xacte fut le premier fournisseur à avoir passé les tests de conformité SYRA au Québec et l’un des premiers fournisseur majeur à avoir transféré tous ses clients sur la nouvelle plate-forme.

Xacte garantit que son système est 100% opérationnel et fonctionnel et surtout, qu’il est facile d’utilisation. Si vous expérimentez des problèmes avec votre facturation, n’hésitez pas à contacter notre équipe au 1.855.799.2283, poste 512.

Pour plus de détails concernant les solutions de Xacte, visitez notre site Web.
  1. http://www.ramq.gouv.qc.ca/fr/professionnels/optometristes/facturation/verification-controle/Pages/role.aspx

Xacte Mobile 2 : Version SYRA maintenant disponible pour les médecins

Totalement innovatrice, notre nouvelle application Mobile SYRA vous offre une expérience des plus conviviales. Ultra simple d’utilisation et intuitive, elle vous permet, comme toujours, de gérer facilement et rapidement votre facturation. En plus d’être 100% conforme aux nouvelles normes SYRA de la RAMQ, elle propose des fonctionnalités distinctives qui simplifient votre facturation tout en vous faisant sauver du temps :
  • numérisation automatique du NAM à partir du code barre maintenant plus performante
  • synchronisation avec la base de données de la RAMQ pour une validation immédiate du NAM
  • accès aux archives de facturation
  • aide-mémoires intégrés par spécialité
  • détection des erreurs au fur et à mesure que vous saisissez les données pour éviter les refus de paiement
  • validations poussées des codes de facturation, des diagnostics, etc.
  • raccourcis pour accélérer la saisie
  • envoi des demandes à la RAMQ à partir de l’application (au lieu d’être redirigées vers l’application Web)
  • et tellement plus!
Consultez notre site Web pour plus de détails à propos de notre application mobile. Les médecins qui ont migré sur SYRA peuvent dès maintenant la télécharger gratuitement sur l’App Store et sur Google Play.

Un service d’assistance SYRA pour aider les médecins

Le nouveau SYstème de Rémunération à l’Acte (SYRA) soulève bien des questions, surtout que la presque totalité des médecins sont concernés par ces changements. Le «deadline» arrive à grands pas et de nombreux médecins s’interrogent.

«Nous sommes bombardés de questions» affirme Suzanne Dorion, directrice générale de Xacte facturation en ligne, «SYRA est un défi de taille pour la plupart des médecins» poursuit-elle.

Un service d’assistance SYRA pour aider les médecins

Afin de répondre aux nombreuses interrogations, Xacte, a décidé d’offrir un service d’information complémentaire à celui offert par la RAMQ, le but étant d’aider les médecins durant cette période de transition.

De nombreux médecins nous ont d’ailleurs signifié leurs inquiétudes concernant leur fournisseur de services qui ne répond pas à leurs questions de manière claire et satisfaisante. Si vous êtes dans cette situation, n’attendez pas, contactez-nous au 1.855.799.2283, poste 512.

Les questions les plus fréquentes sont les suivantes :

Qu’est-ce qui change pour moi?

Quel est l’impact de ce nouveau système sur ma facturation?

Est-ce que je devrai ré-apprendre à facturer pour être conforme à SYRA?

Mon personnel est-il prêt et en mesure de facturer SYRA?

Comment savoir si mon fournisseur actuel m’offrira une solution SYRA fonctionnelle à temps?

Qu’arrivera-t-il après le 31 décembre 2016?

Ceux qui facturent déjà avec les nouvelles règles SYRA vivent-ils des problèmes?

Pour avoir l’heure juste

Xacte est le leader de la facturation conforme à SYRA au Québec. En plus d’avoir été nommée 1ère entreprise conforme SYRA au Québec, Xacte a déjà transféré avec succès presque tous ses clients sur sa nouvelle version conforme aux exigences SYRA de la RAMQ. Nous sommes donc présentement les mieux placés pour vous donner l’heure juste.

Nos spécialistes SYRA peuvent se déplacer et vous offrir une formation SYRA sur votre lieu de travail (pour les groupes de 7 personnes ou plus).

Voici comment procéder :

  1. Organisez votre groupe de 7 personnes ou plus
  2. Contactez-nous au 1 855.799.2283, poste 512 pour réserver votre date.

Notez qu’une formation en ligne peut également vous être offerte.

Si vous n’êtes pas en mesure de former un groupe de 7 personnes, nous pouvons quand même répondre à vos interrogations. Téléphonez-nous, notre service d’assisante SYRA se fera un plaisir de répondre à vos questions. Composez le 1.855.799.2283, poste 512.

SYRA arrive à grands pas, êtes-vous prêt?

Pour plus d’informations concernant SYRA, visitez : http://www.ramq.gouv.qc.ca/fr/professionnels/syra/Pages/Les-grands-changements.aspx

FAQ : http://www.ramq.gouv.qc.ca/fr/professionnels/syra/Pages/faq.aspx

N.B. Ce service d’assistance ne remplace pas les informations données par la RAMQ concernant les grands changements qu’apporte SYRA et nous vous encourageons à visiter le site de la RAMQ et à les contacter au besoin. Nous offrons des conseils qui se veulent complémentaires et dont le point vue est celui d’une agence de facturation pionnière au Québec et d’un développeur de logiciel expérimenté : Xacte!

SYRA PSYCHIATRIE : Nouveau menu de recherche

Afin de faciliter votre facturation, Xacte a maintenant intégré un menu de recherche dans le champ NAM Famille / Groupe.

Il sera donc possible de rechercher un patient en utilisant son nom et prénom. Une amélioration qui vous fera épargner beaucoup de temps lors de la saisie de vos thérapies de groupe ainsi que vos thérapies familiales.

Comment fonctionne la recherche?

Si vous connaissez le numéro d’assurance maladie du patient,

Ouvrez le menu “NAM Famille / Groupe” et entrez simplement le NAM dans le champ. Appuyez sur “Entrer” sur votre clavier à la fin de la saisie.

Si vous ne connaissez que le prénom et nom de famille du patient.

Ouvrez le menu “NAM Famille / Groupe”  appuyez sur “Rechercher“. Un menu s’ouvrira et vous pourrez entrer le nom de famille du patient.

Sélectionnez le bon patient en appuyant sur celui-ci. Une fois dans le menu de recherche, vous pouvez ajouter autant de patients que désirez sans avoir à sortir et entrez de nouveau dans le menu de recherche.

Toute la manipulation est expliquée dans le vidéo suivant :

 
 

9 situations qui vous indiquent qu’il est grand temps de changer de système de facturation

Vous utilisez le même système de facturation depuis des années et vous vous demandez si vous devriez envisager une autre option?

Voici 9 situations qui devraient vous mettre la puce à l’oreille quant à l’idée de considérer une nouvelle solution de facturation.

  1. Vous avez fréquemment des refus de paiement. Si la RAMQ vous refuse régulièrement des paiements, cela signifie qu’il y a de nombreuses erreurs dans votre facturation. Il est essentiel d’utiliser un logiciel qui valide vos données, qui reconnait les erreurs et vous informe en temps réel au moment où vous saisissez chaque demande de paiement.
  2. Vous avez de la difficulté à obtenir de l’aide. Votre compagnie de facturation doit vous offrir du personnel compétent et en mesure de répondre à vos interrogations afin d’avoir une facturation juste et optimisée.
  3. Facturer vous semble pénible. Votre logiciel se doit d’être convivial et simple d’utilisation. Des grilles de facturation, des raccourcis de codes, des aide-mémoire et autres outils doivent être intégrés au logiciel pour vous faciliter la tâche.
  4. Vous passez plus d’une heure par semaine à gérer votre facturation. Il n’est pas normal de devoir amputer votre temps de pratique pour faire votre facturation. Tout bon système de facturation vous permet une gestion simplifiée et une facturation rapide. Ainsi, vous ne devriez pas investir plus de 10 minutes par jour pour gérer toute votre facturation. Si votre système actuel vous fait perdre du temps de pratique, c’est en réalité des revenus que vous perdez!
  5. La refacturation fait partie de votre lot quotidien. Chaque demande refusée nécessite une analyse et une refacturation. Ce temps est anti-productif et peut être évité si vous utilisez un logiciel qui valide vos données avant l’envoi à la RAMQ.
  6. Vous ne facturez pas tout ce qui devrait l’être. Un logiciel efficace est conçu pour vous aider à optimiser votre facturation. Ainsi, votre système doit vous avertir lorsqu’un code doit être ajouté à un autre ou lorsqu’une donnée est manquante.
  7. Votre logiciel est lent ou a souvent des ratés. Avec toutes les technologies disponibles de nos jours, il n’y a plus de raison de tolérer un logiciel qui vous donne des maux de tête. Votre application doit être rapide, fonctionner autant sur Mac que sur PC, faire des sauvegardes automatiques de vos données et évidemment, n’avoir aucun délai de réponses quand vous faites une requête au système.
  8. Vous ne bénéficiez pas d’une application mobile. Facturer directement sur votre iPhone ou Android est souvent plus rapide et vous permet d’éliminer le papier. Les compagnies les plus sérieuses offre ce type d’outils à leurs clients.
  9. Votre logiciel ne valide pas vos données. Il est essentiel de savoir si les données que vous avez saisies sont conformes, et ce avant de les transmettre à la RAMQ. Si votre système ne fait pas de validations automatiques, c’est qu’il est temps de songer à changer!

Votre système tient-il la route ou est-il temps pour vous de considérer de nouvelles options? L’arrivée de SYRA jumelée aux nouvelles technologies disponibles poussent de plus en plus de médecins à reconsidérer leur choix.

Bref, si vous songez à changer, ce qu’il faut retenir c’est que votre nouveau système doit :

  • vous simplifier la tâche;
  • éviter les erreurs et les refus de paiements;
  • éliminer les désagréments de la RAMQ;
  • vous permettre de gérer votre facturation en moins de 10 minutes par jour.

Mettez votre système à l’épreuve!

Comparez votre logiciel actuel avec Xacte:

Pour les psychiatres

Pour les spécialistes

Pour les omnipraticiens

Optométristes : la facturation papier disparaît à la RAMQ

La Régie de l’Assurance Maladie du Québec modernise présentement son système de facturation et éliminera toutes les demandes papier.

Le nouveau système de facturation nommé SYRA prévoit que «le relevé d’honoraires ou la demande de paiement d’un professionnel de la santé doit être transmis à la Régie uniquement sur support informatique».

Avec ce changement, tous les optométristes devront transmettre leurs demandes de paiement par voie électronique.

La transition vers le nouveau système de facturation SYRA est déjà débutée depuis avril 2016 pour les médecins et se terminera avec les optométristes au printemps 2017. La facturation informatisée deviendra ainsi obligatoire pour tous les professionnels de la santé.

Pour plus de détails concernant la nouvelle formule électronique SYRA et les codes de facturation, consultez l’édition de juillet/août 2016 du magazine L’Optométriste de l’Association des Optométristes du Québec.

Logiciel de facturation pour les optométristes

Afin d’éviter les refus de paiement et tout problèmes éventuels, il est essentiel de travailler avec un outil conforme aux normes SYRA et accrédité par la RAMQ.

Comme le rappelle l’AOQ, de nombreuses facturations manuelles d’optométristes ont déjà été refusées. Il est donc préférable de ne pas attendre et de penser maintenant à transférer votre facturation sur un système électronique qui élimine le papier et les problèmes de paiement.

Pour découvrir les solutions de facturation de Xacte, cliquez ici.

La RAMQ publie l’état du déploiement SYRA par les logiciels de facturation

Bien que la plupart des fournisseurs de services de facturation se disent conforme à SYRA, la réalité s’avère bien différente concernant leur déploiement selon la RAMQ. Selon les données affichées sur le site de la RAMQ, la plupart des médecins risquent d’avoir bien des maux de tête puisque la majorité des fournisseurs de logiciels ne parviennent pas a déployer selon les délais qu’ils ont planifiés. La RAMQ vient d’ailleurs d’ajouter l’état d’avancement du déploiement SYRA à sa liste des développeurs. Vous pouvez accéder à cette liste en visitant la page suivante: http://bit.ly/devramq Comme vous pourrez le constater, les clients de Xacte et de MultiD n’ont pas à s’inquièter! Xacte est actuellement en avance sur son plan de déploiement! Pour les médecins qui ne sont pas clients de Xacte ou de MultiD, la situation est toute autre… Si on considère les plus importantes agences commerciales* de facturation, il y aurait selon notre estimation plus de 90% des agences qui utilisent un logiciel pour lequel le déploiement est en retard ou pire encore… non débuté. Afin d’éviter les refus et retard de paiement, il est essentiel de vous assurer que votre fournisseur de solution de facturation RAMQ sera prêt pour SYRA à un moment approprié et dans les délais prescrits. La situation est certainement préoccupante, il n’est donc pas surprenant que la RAMQ ait décidé de publier ces informations afin d’augmenter la pression sur les développeurs. Si vous désirez obtenir plus d’information concernant SYRA, nous vous invitons à consulter les articles suivants : SYRA en 90 secondes La transition SYRA, ça implique quoi?     *plus importantes agences selon les chiffres publiés lors du dernier Guide des agences de facturation de Santé inc.