Calendrier de contrôle 2.0

La nouvelle version du calendrier de contrôle est maintenant disponible.

Accessible à partir de votre page d’accueil, le Calendrier de contrôle est un outil de vérification mensuelle permettant d’éliminer les oublis de facturation.

Page d’accueil – Section Autres rapports

Pour chaque journée, vous aurez la possibilité de spécifier si :

  • Vous aviez un congrès, vous étiez en vacance ou que cette journée était fériée.

Par défaut, les journées pour lesquels des actes et forfaits ont été facturés, s’afficheront automatiquement comme étant OK.

Pour toutes les journées où vous avez facturé des actes, le calendrier vous affichera en détail:

  • Les montants facturés pour chacun des établissements, ainsi le nombre d’actes.

Plus intéressant encore, le Calendrier de contrôle peut être synchronisé en temps direct avec votre horaire PetalMD (Calendrier de votre établissement).

On y affichera donc les journées où:

  • Vous avez des étudiants
  • Vous êtes de garde
  • Vous supervisez un IPS
  • Vous avez des réunions et des comités
  • Vous êtes en vacance
Calendrier de contrôle Xacte

Plus de détails sur l’intégration de votre horaire Petalmd

Vidéo intégration Petalmd – Tâche

Vidéo intégration Petalmd – Évènement

Tous les clients possédant un horaire PetalMD auront la possibilité d’intégrer leur horaire à leur facturation, et ce, selon un plan de déploiement progressif qui s’étalera sur plusieurs semaines. Vous serez donc avisé, en temps et lieu, lorsque l’intégration de votre horaire sera active.

Entre temps, si vous désirez accélérer le processus et être parmi les premiers clients à intégrer votre horaire à votre facturation, n’hésitez pas à contacter un agent Xacte en écrivant à l’adresse suivante : aide@xacte.net

Bonne facturation!

Nouveautés janvier 2019

Votre équipe Xacte travaille sans relâche pour vous offrir la crème de la crème en matière de facturation. 

Voici les nouveautés déployées pour le mois de janvier 2019 : 

Avertissements et optimisations

Vous pouvez maintenant ignorer les avertissements de facturation (en orange) ainsi que les suggestions (en vert) qui s’affichent au bas de la grille de facturation.

Amélioration de l’aide-mémoire tarif horaire et rémunération mixte

Nous avons bonifié l’aide-mémoire pour le tarif horaire et la rémunération mixte. Il est désormais possible de créer des listes personnalisées de TH et de RM !

AAppuyez sur le lien suivant pour en savoir davantage sur la création de listes personnalisées : Création d’une liste personnalisée.

Soumettez votre TH et votre RM en même temps que votre grille

*Pour le plan expert

Dorénavant, lors de la soumission (marquer terminée) de votre grille, Xacte vous demandera si vous souhaitez soumettre simultanément vos demandes de tarif horaire et de rémunération mixte.

Gagnez du temps et prévenez les oublis avec cette nouvelle fonction. 

Notes de facturation – Date d’expiration et archivage automatique

*Pour le plan expert

Xacte ajoute une date d’expiration de 90 jours pour vos notes (en bleu) qui apparaissent dans la section ‘Vos suivis de dossier’ de votre page d’accueil.

Il est recommandé de toujours cocher vos notes, à l’aide du crochet, pour indiquer les avoir lues ou encore de nous fournir des informations additionnelles ou commentaires, s’il y a lieu, à l’aide de la flèche. À la date d’expiration, les notes seront classées de façon automatique si aucune action n’a été effectuée de votre part.

N’hésitez pas à nous communiquer vos commentaires ou suggestions.

Bonne facturation!

Cliniques d’hiver – LE 339

Consulter aussi l’infolettre 366

Cette lettre d’entente 339 est en vigueur depuis le 14 janvier 2019 et se termine le 1er mai 2019.

Cliquez ici pour la liste des cliniques d’hiver désignées.

Cette infolettre vous présente les modalités de rémunération de la Lettre d’entente no 339, les instructions afférentes ainsi que de l’information concernant l’utilisation du registre des consultations de la RAMQ.


La RAMQ est prête à recevoir la facturation des services rendus dans une clinique d’hiver rétroactivement au 14 janvier 2019. Vous avez 90 jours pour facturer vos services à compter de la date de la présente infolettre.

Modalités de rémunération et instructions de facturation

La rémunération prévue aux articles 1.2 et 1.3 c) de la Lettre d’entente no 339 s’applique exclusivement aux services rendus durant les plages horaires réservées aux activités de la clinique d’hiver, selon l’horaire convenu avec l’établissement.

IMPORTANT : Toute facturation de services et, s’il y a lieu, de forfaits ou de suppléments dans le cadre d’une clinique d’hiver en cabinet ou en établissement doit être accompagnée du nouvel élément de contexte Services dispensés dans une clinique d’hiver.

Cabinet désigné clinique d’hiver

En cabinet, pendant une plage horaire d’une clinique d’hiver, le médecin peut opter quotidiennement pour l’un ou l’autre de ces choix :

  • la rémunération à l’acte en utilisant les codes de facturation et les tarifs applicables en cabinet, selon que le patient est inscrit auprès de lui ou non. Les frais de cabinet sont remboursables selon les dispositions de l’Entente particulière relative aux services de médecine de famille, de prise en charge et de suivi de la clientèle (40);
  • le forfait horaire de 184,30 $ (code de facturation 42048) auquel s’ajoute, si le médecin assume des frais de cabinet, une compensation horaire de 62,15 $ (code de facturation 42049). Lorsqu’il facture le forfait horaire et la compensation horaire pour les frais de cabinet, le médecin doit préciser la durée de sa prestation de services.

Le médecin qui choisit d’être rémunéré selon le forfait horaire et qui ne facture pas de supplément à la visite doit remplir le registre des consultations de la RAMQ (vous référer à l’infolettre).

Aux fins de la rémunération, la clinique d’hiver en établissement est réputée être un point de service d’un CLSC, une clinique externe d’un CHSGS ou un GMF-U en établissement.

1.2 En établissement, pendant une plage horaire d’une clinique d’hiver, le médecin peut opter quotidiennement pour l’un ou l’autre de ces choix :

  • la rémunération à l’acte en utilisant les codes de facturation et les tarifs applicables en CLSC ou en GMF-U en établissement, selon que le patient est inscrit auprès de lui ou non;
  • la rémunération à l’acte en utilisant les codes de facturation et les tarifs applicables en clinique externe en CHSGS;
  • le forfait horaire de 184,30 $ (code de facturation 42048). Lorsqu’il facture le forfait horaire, le médecin doit préciser la durée de sa prestation de services.

Le médecin qui choisit d’être rémunéré selon le forfait horaire et qui ne facture pas de supplément à la visite doit remplir le registre des consultations de la RAMQ (voir la section 2 de l’infolettre).


Médecin qui détient une nomination dans un établissement désigné clinique d’hiver

Le médecin qui détient une nomination dans le CLSC ou le GMF-U en établissement désigné clinique d’hiver et qui est rémunéré selon le mode mixte à honoraires fixes ou à tarif horaire peut conserver son mode de rémunération pour ses activités pendant une plage horaire de la clinique d’hiver.

Pour facturer les services rendus dans une clinique d’hiver, le médecin qui choisit de maintenir son mode habituel de rémunération à honoraires fixes ou à tarif horaire doit :

  • utiliser la nature de service habituelle avec le nouvel emploi de temps XXX298 Services cliniques d’hiver;
  • inscrire le numéro d’établissement correspondant à sa nomination.

S’il y a lieu, lorsqu’il facture un forfait ou un supplément, le médecin doit également indiquer l’élément de contexte Services dispensés dans une clinique d’hiver.

Médecin rémunéré selon le mode mixte

Pour facturer les services rendus dans une clinique d’hiver, le médecin qui choisit de maintenir son mode de rémunération mixte doit facturer les services qu’il rend et, s’il y a lieu, les forfaits et les suppléments avec l’élément de contexte Services dispensés dans une clinique d’hiver en plus de l’élément de contexte spécifique au secteur de pratique visé par le mode mixte.

1.3 Majorations, forfait par quart de quatre heures

Les majorations en horaires défavorables de l’annexe XX de l’Entente s’appliquent aux services rendus en clinique d’hiver ainsi qu’au forfait horaire (code de facturation 42048).

1.3.2 Forfait par quart de quatre heures

Un forfait par quart de quatre heures est payé au médecin pour les services rendus dans une clinique d’hiver, du lundi au vendredi de 18 h à 24 h ou, en tout temps, le samedi, le dimanche ou un jour férié.

Ce forfait est payable quel que soit le mode de rémunération du médecin pour les services rendus dans une clinique d’hiver. Il est de 154,80 $ (code de facturation 42050) et est divisible sur une base

2. Registre électronique des consultations de la RAMQ

Dans les prochains mois, l’accès au registre des consultations de la RAMQ sera octroyé à tout médecin omnipraticien, quel que soit son mode de rémunération.

Une nouvelle case à cocher sera ajoutée au registre pour permettre de préciser qu’une visite auprès d’un patient est faite dans le cadre d’une clinique d’hiver. Le médecin devra cocher cette case pour chaque visite inscrite au registre effectuée dans une telle clinique.

Le médecin, peu importe son mode de facturation, n’a pas à inscrire de consultation au registre s’il facture ses services à l’acte. Il en est de même pour le médecin rémunéré selon le forfait horaire, à honoraires fixes ou à tarif horaire, s’il facture, en plus de la visite, le forfait de responsabilité pour un patient vulnérable, le supplément à l’examen périodique d’un enfant âgé de zéro à cinq ans, le supplément à la prise en charge de grossesse, le supplément à la visite de suivi de grossesse ou, en GMF, le forfait annuel d’inscription en GMF.

Conférence de la collaboration 2018 – 17 au 19 octobre 2018 – Telus

Xacte sera présent à la Conférence de la collaboration 2018 afin de présenter l’intégration avec les DME Medesync et Kinlogix de TELUS Santé.

   

Présent sur place le 18 et 19 octobre : Martin Massé (Vice-président Technologie – Division de la facturation médicale ) et Guillaume Blanchard (Conseiller aux ventes internes) se feront un plaisir de répondre à toutes vos questions.

Date de l’évènement :

17 au 19 octobre 2018

Lieu de la conférence :

Hilton Québec, 1100, boulevard René-Lévesque Est, Québec (Québec), G1R 4P3

Pour plus de renseignements concernant cet événement, n’hésitez pas à consulter la page suivante : Conférence de la collaboration 2018

Au plaisir de vous rencontrer!

Advance Medicare number recognition

Pour la version française : Appuyez ici  

An advanced Medicare number recognition feature is now available on the Xacte mobile app.

With this new functionality, you can now read any bar code present on a Medicare card. The application can recognize the bar code from the older Medicare cards as well as on the newer versions of the RAMQ Medicare card. Furthermore, with this new technology, you can now scan a Medicare number from all sorts of medium :
  • A printed paper (For example : patient file)
  • A computer screen (For example : Your Electronic Medical Record)
  • An hospital card
  • Etc.
  This technology is called optical character recognition (OCR). It converts printed or most handwritten numbers into digital texts that can be used by a software application. With the digital text, Xacte’s application can then detect and extract any medicare numbers. To activate this function, access Xacte mobile app settings (Using the top left menu). Activate Enable advanced NAM’s reading. When the functionality Enable advanced NAM’s reading is activated in the settings, you will be able to use either ones (Bar code or OCR). Directly while scanning, it will be possible to activate or disable one of those functionalities (either the Bar code or the OCR function). If you find yourself using only one function, we suggest that you disable the other one. This will optimize the performance of the chosen method. If the Mobile app recognizes a few Medicare numbers, you will be prompted to choose the desired one.

Uploading files

Pour la version française : Appuyez ici  

It is now possible to upload files into your Xacte account by using the Send files function in the Xacte mobile app.

This new functionality allows you to upload files (PDF or image) 3 different ways :
    1. Send directly to Xacte

      • Allows you to send files to our Xacte agents (to be processed or to be archived)
      • By selecting this option, you need to specify what type of document you are uploading (For example : billing documents or CMA).
      • The uploaded files will then be processed like any other files sent by Email or Fax.
 
    1. Send to the web version

      • Allows you to upload files from you mobile app to your computer account’s web session (For example : a certificate of attendance for a CMA)
      • By doing so, you can easily and rapidly, attach any files to a web claim directly into your Xacte web account.
    1. Add to My documents

      • Allows you to upload files in your My Documents directory, available under the section Documents, both on the mobile app and in the web version.
  This option is available from the homepage, in the floating menu. Select the desired action and document type. Press on the + to add files. You can choose to use the Camera or a file already available on your mobile. Press on the Send button in order to upload the files.

Envoi de documents

Une nouvelle fonctionnalité Envoi de documents est disponible dès maintenant via l’application mobile.

Cette nouvelle fonction permet l’envoi de documents (photo ou pdf) sous trois actions différentes :

  1. Envoi à Xacte

    • Permet d’envoyer des documents à nos agents pour traitement ou référence.
    • Avec cette option, il est requis de spécifier le type de document que vous nous transmettez (ex: document de facturation ou ressourcement).
    • Les fichiers reçus suivront ensuite le processus habituel effectué lorsque nous recevons un document par courriel ou fax.

  2. Envoi à la version web

    • Permet l’envoi de documents de votre mobile à une session web ouverte sur un autre appareil (ex: un ressourcement à attacher à une demande).
    • De cette façon, il est possible d’attacher un document à une demande de paiement web simplement et rapidement.


  3. Ajouter à Mes documents

    • Permet d’ajouter des documents dans votre répertoire Mes documents disponible dans la section Documents de la version web et mobile.

  4. Cette option est disponible via le nouveau menu flottant sur la page principale de l’application.



    Sélectionner l’action désirée et le type de document (si requis).



    Appuyer sur le bouton + pour ajouter des documents.



    À partir de l’appareil photo ou d’un document disponible sur votre appareil.



    Appuyer sur le bouton d’envoi pour envoyer les documents.



Lecture des NAMs avancée

Une nouvelle fonctionnalité de Lecture des NAMs avancée est disponible dès maintenant via l’application mobile.

Cette nouvelle fonction permet maintenant de lire tous les codes à barres disponibles sur la carte d’assurance maladie. Le format tel que nous connaissons sur l’ancienne carte ainsi que le nouveau format (plus gros) qui a été ajouté sur la nouvelle carte.

De plus, et c’est ici que cela devient vraiment intéressant, il est également possible, avec cette nouvelle fonction, de lire un numéro d’assurance maladie à partir d’une autre source telle que:

  • Un papier imprimé (ex.: fiche ou dossier patient)
  • Un écran d’ordinateur (ex.: logiciel de rendez-vous ou dossier patient)
  • Une carte d’hôpital
  • Etc.

Nous appelons ce processus la reconnaissance optique de caractères (ROC), en anglais optical character recognition (OCR).

Ce processus permet de convertir des caractères dactylographiés, imprimés ou manuscrits en texte codé numériquement, exploitable par une application logicielle sans qu’il soit nécessaire de le retaper.

Les applications Xacte sont en mesure d’analyser ce texte et d’y extraire les numéros d’assurance maladie présents.

Pour activer cette fonction, rendez-vous dans les paramètres de l’application (disponible via le menu du haut à gauche).



Activer la fonction Lecture des NAMs avancée.



Lorsque la fonction de Lecture des NAMs avancée est activée dans Xacte il est possible d’utiliser l’une, l’autre ou les deux méthodes de lecture simultanément (code à barres ou ROC/OCR).



Il est également possible d’activer ou de désactiver l’une ou l’autre de ces deux méthodes lors de la lecture du numéro d’assurance maladie.

Si vous utilisez une seule méthode, il est recommandé de désactiver celle qui n’est pas utilisée. Cela optimisera les performances de la méthode choisie.



Si plusieurs numéros sont trouvés dans le texte, l’application vous demandera alors de sélectionner le numéro désiré à partir d’une liste.



Nouveau module simplifié pour l’inscription des patients



Pour les Cliniques, GMF et UMF

Dorénavant, il n’est plus nécessaire de passer par le système complexe de la RAMQ pour procéder à l’inscription de vos patients. En effet, nous vous offrons maintenant un tout nouveau module d’inscription simplifié qui vous permet d’inscrire vos nouveaux patients en quelqus clics rapides. Offert gratuitement, ce nouveau module d’inscription a été développé par notre équipe d’analystes et de programmeurs qui est reconnue pour développer les outils les plus simples et les plus performants du marché.

En plus d’accélérer et de simplifier le processus d’inscription de la clientèle, notre module vous offre les avantages suivant :

  • un accès rapide et en temps réel à l’information requise;
  • la possibilité de modifier un dossier patient en seulement quelques clics;
  • la synchronisation avec notre module de facturation pour éviter les erreur et refus de paiement;
  • la duplication des inscriptions (pour gérer rapidement les changements de vulnérabilité), et bien plus.

Pour tous les détails, consultez le site de Xacte.

Toutes les cliniques, GMF et UMF du Québec peuvent bénéficier gratuitement de notre nouveau module afin de simplifier leur processus d’inscription des patients à la RAMQ.
Démo et inscription sans frais

Les établissements intéressés peuvent, sur demande, essayer et tester l’application avant de s’inscrire à ce nouveau service en ligne. Pour obtenir une démo gratuite, cliquez ici. Pour vous abonner et utiliser gratuitement du nouveau module d’inscription de la clientèle à la RAMQ, téléphonez au 1.855.799.2283 ou cliquez ici.