Is it necessary to leave notes in your patients files to receive payment?

By Suzanne Dorion, VP billing solution of Xacte, a product by PetalMD

Like the majority of your colleagues, you might have been practicing for numerous years without ever questioning the way you maintain your medical records. You should however be aware that your payments could be reviewed by the RAMQ because of your patient’s file.

Although you may have always been paid to date, it only takes one mishandled patient’s file to put you at risk with the RAMQ with regards to your billing or with the CMQ with regards to your practice.

In fact, the absence of a note, without a valid reason, could give the RAMQ reason to believe that the billing code was not done and should therefore not be reimbursed. It is important to be careful with the notion of a “valid reason” and whether to leave a note or not in the file. In fact, in certain cases, the billing code could still be justified despite the absence of a note. For example, would the absence of a note in a patient’s file during the weekend rounds when there is no significant changes in the health condition of a patient be justified in the eyes of the RAMQ? Should you pull out the patient’s file to write “patient is ok” by hand or with a stamp? Would it be this type of unnecessary note that is not justified? I’ll let you be the judge of that. However, what we do know is that we cannot anticipate the RAMQ’s interpretation nor what they will do. It is therefore highly recommended that you leave notes whenever possible!

Your clinical notes as seen by the CMQ and the RAMQ

In the guide, the CMQ explains*:

«Comme le dossier médical est le témoin fidèle de l’état clinique du patient et des actes posés par le médecin, le Collège le considère comme un des outils appropriés pour apprécier la qualité de l’acte médical»

Click here to consult the guide (in French)

Click here to consult more documentation on this topic (in French)

The RAMQ brings back this same notion in its section on investigations and inquiries*:

«Le professionnel doit bien tenir ses dossiers

Les dossiers des patients doivent être bien documentés et respecter les recommandations de l’ordre professionnel. Un dossier doit bien décrire l’état du patient ainsi que les actes pratiqués par le professionnel.

Afin d’éviter toute confusion ou fausse interprétation, les notes cliniques doivent être lisibles et complètes. Des dossiers bien tenus constituent un élément important dans le processus d’analyse de la facturation. Plus un dossier est complet, plus il est utile pour attester les services rendus.

Si les dossiers ne peuvent être présentés à la RAMQ sans raison valable ou qu’aucune note n’y a été inscrite, la RAMQ peut considérer le service faisant l’objet d’une analyse comme n’ayant pas été fourni. Son paiement pourrait ainsi être remis en question.»

Click here to consult the rubric on this topic (in French)

Although the doctor remains fully responsible for his or her billing with the RAMQ, a company specialized in RAMQ medical billing like Xacte can accompany you and answer any questions you may have.

Being guided by experts in your specialty will always be the best way to reduce the risks of being investigated by the RAMQ and to give you peace of mind.

Xacte, 30 years of experience in medical billing

True pioneers in medical billing for 30 years, the team at Xacte has made it their duty to create a product that’s always offering more. The web and mobile versions of Xacte are now currently being used by more than 2,400 healthcare professionals in Québec and are recognized as being the easiest and most powerful tool on the market. Xacte has now joined the big family of products owned by PetalMD, a company specializing in medical technological solutions.

*In order to protect the interpretation of CMQ and RAMQ text, Xacte did not translate it.

La note au dossier est-elle nécessaire pour réclamer le paiement de vos actes?

For the english version, click here.

Par Suzanne Dorion, VP Solutions de facturation de Xacte, une solution de PetalMD

Comme la plupart de vos collègues, il y a fort à parier que vous pratiquez depuis nombre d’années sans jamais avoir remis en question votre dossier médical. Toutefois, il est important d’être conscient que le paiement de vos honoraires pourrait être remis en question par la RAMQ à cause de la tenue de vos dossiers.

En effet, bien que vous ayez toujours été payé à ce jour, il n’en demeure pas moins qu’un dossier médical mal tenu pourrait vous mettre à risque auprès de la RAMQ en ce qui a trait à votre facturation médicale, ainsi qu’auprès du CMQ quant à votre pratique.

L’absence de note, sans raison valable, pourrait amener la RAMQ à conclure que l’acte n’a pas été fait et cette dernière pourrait en demander le remboursement. Il est donc important de porter une attention particulière à la notion de «raison valable» d’annoter ou non un dossier. Ainsi, dans certains cas, l’acte pourrait être justifié malgré l’absence de note. Par exemple, l’absence d’une note au dossier d’un patient vu lors de la tournée de fin de semaine et sans changement significatif dans son état de santé, pourrait-elle être justifiée? Devriez-vous faire sortir le dossier patient pour y inscrire “patient va bien” à la main ou même avec un tampon encreur? N’est-ce pas l’une de ces notes contaminantes qui serait non justifiée? Je vous laisse en juger. Par contre, ce que nous savons avec certitude, c’est que nous ne pouvons pas anticiper l’interprétation que la RAMQ en fera. Il vaut donc mieux de mettre une note autant que faire se peut!

Vos notes cliniques face à au CMQ et la RAMQ

Dans le guide à cet effet, le CMQ explique :

«Comme le dossier médical est le témoin fidèle de l’état clinique du patient et des actes posés par le médecin, le Collège le considère comme un des outils appropriés pour apprécier la qualité de l’acte médical»

Cliquez ici pour consulter le guide

Cliquez ici pour consulter d’autres documents à ce sujet

La RAMQ reprend la notion d’une bonne tenue de dossier dans sa rubrique concernant les vérifications et enquêtes :

«Le professionnel doit bien tenir ses dossiers

Les dossiers des patients doivent être bien documentés et respecter les recommandations de l’ordre professionnel. Un dossier doit bien décrire l’état du patient ainsi que les actes pratiqués par le professionnel.

Afin d’éviter toute confusion ou fausse interprétation, les notes cliniques doivent être lisibles et complètes. Des dossiers bien tenus constituent un élément important dans le processus d’analyse de la facturation. Plus un dossier est complet, plus il est utile pour attester les services rendus.

Si les dossiers ne peuvent être présentés à la RAMQ sans raison valable ou qu’aucune note n’y a été inscrite, la RAMQ peut considérer le service faisant l’objet d’une analyse comme n’ayant pas été fourni. Son paiement pourrait ainsi être remis en question.»

Cliquez ici pour consulter la rubrique à ce sujet

Bien que le médecin demeure le seul responsable de sa facturation face à la RAMQ, une entreprise spécialisée telle que Xacte peut vous accompagner et répondre à vos questions.

Être bien conseillé par des experts de votre discipline demeure toujours la meilleure garantie pour réduire les risques d’enquête et vous assurer la tranquillité d’esprit.

Xacte, 30 ans d’expérience en facturation médicale

Véritable pionnière de la facturation médicale depuis maintenant 30 ans, l’équipe de Xacte se fait un devoir d’offrir un produit qui en fait plus et qui en offre plus. Les plateformes Web et mobile de Xacte sont actuellement utilisées par près de 2 400 médecins et optométristes du Québec. Ces outils sont réputés être les plus performants et les plus simples d’utilisation sur le marché. Aujourd’hui, Xacte fait partie de la grande famille des produits de PetalMD, une entreprise spécialisée en solutions médico-administratives.

Retour sur la modification 87 en neurologie.

Les nouveaux codes de facturation sont maintenant disponibles.

Les codes temporaires neu11, neu12, neu13 et neu19 ont été remplacés par les nouveaux codes de facturation 20237, 20238, 20240 et 20239 respectivement. Ceux-ci prennent effet rétroactivement au 10 décembre 2018.

La RAMQ vous demande de mettre l’heure et la date de début ainsi que l’heure et la date de fin.

Pour consulter l’infolettre RAMQ, appuyez ici.

Voici une vidéo explicative qui montre comment facturer ces codes dans votre grille.

Pour plus de détails sur la manipulation, appuyez ici.

Calendrier de contrôle 2.0

La nouvelle version du calendrier de contrôle est maintenant disponible.

Accessible à partir de votre page d’accueil, le Calendrier de contrôle est un outil de vérification mensuelle permettant d’éliminer les oublis de facturation.

Page d’accueil – Section Autres rapports

Pour chaque journée, vous aurez la possibilité de spécifier si :

  • Vous aviez un congrès, vous étiez en vacance ou que cette journée était fériée.

Par défaut, les journées pour lesquels des actes et forfaits ont été facturés, s’afficheront automatiquement comme étant OK.

Pour toutes les journées où vous avez facturé des actes, le calendrier vous affichera en détail:

  • Les montants facturés pour chacun des établissements, ainsi le nombre d’actes.

Plus intéressant encore, le Calendrier de contrôle peut être synchronisé en temps direct avec votre horaire PetalMD (Calendrier de votre établissement).

On y affichera donc les journées où:

  • Vous avez des étudiants
  • Vous êtes de garde
  • Vous supervisez un IPS
  • Vous avez des réunions et des comités
  • Vous êtes en vacance
Calendrier de contrôle Xacte

Plus de détails sur l’intégration de votre horaire Petalmd

Vidéo intégration Petalmd – Tâche

Vidéo intégration Petalmd – Évènement

Tous les clients possédant un horaire PetalMD auront la possibilité d’intégrer leur horaire à leur facturation, et ce, selon un plan de déploiement progressif qui s’étalera sur plusieurs semaines. Vous serez donc avisé, en temps et lieu, lorsque l’intégration de votre horaire sera active.

Entre temps, si vous désirez accélérer le processus et être parmi les premiers clients à intégrer votre horaire à votre facturation, n’hésitez pas à contacter un agent Xacte en écrivant à l’adresse suivante : aide@xacte.net

Bonne facturation!

Nouveautés janvier 2019

Votre équipe Xacte travaille sans relâche pour vous offrir la crème de la crème en matière de facturation. 

Voici les nouveautés déployées pour le mois de janvier 2019 : 

Avertissements et optimisations

Vous pouvez maintenant ignorer les avertissements de facturation (en orange) ainsi que les suggestions (en vert) qui s’affichent au bas de la grille de facturation.

Amélioration de l’aide-mémoire tarif horaire et rémunération mixte

Nous avons bonifié l’aide-mémoire pour le tarif horaire et la rémunération mixte. Il est désormais possible de créer des listes personnalisées de TH et de RM !

AAppuyez sur le lien suivant pour en savoir davantage sur la création de listes personnalisées : Création d’une liste personnalisée.

Soumettez votre TH et votre RM en même temps que votre grille

*Pour le plan expert

Dorénavant, lors de la soumission (marquer terminée) de votre grille, Xacte vous demandera si vous souhaitez soumettre simultanément vos demandes de tarif horaire et de rémunération mixte.

Gagnez du temps et prévenez les oublis avec cette nouvelle fonction. 

Notes de facturation – Date d’expiration et archivage automatique

*Pour le plan expert

Xacte ajoute une date d’expiration de 90 jours pour vos notes (en bleu) qui apparaissent dans la section ‘Vos suivis de dossier’ de votre page d’accueil.

Il est recommandé de toujours cocher vos notes, à l’aide du crochet, pour indiquer les avoir lues ou encore de nous fournir des informations additionnelles ou commentaires, s’il y a lieu, à l’aide de la flèche. À la date d’expiration, les notes seront classées de façon automatique si aucune action n’a été effectuée de votre part.

N’hésitez pas à nous communiquer vos commentaires ou suggestions.

Bonne facturation!

Cliniques d’hiver – LE 339

Consulter aussi l’infolettre 366

Cette lettre d’entente 339 est en vigueur depuis le 14 janvier 2019 et se termine le 1er mai 2019.

Cliquez ici pour la liste des cliniques d’hiver désignées.

Cette infolettre vous présente les modalités de rémunération de la Lettre d’entente no 339, les instructions afférentes ainsi que de l’information concernant l’utilisation du registre des consultations de la RAMQ.


La RAMQ est prête à recevoir la facturation des services rendus dans une clinique d’hiver rétroactivement au 14 janvier 2019. Vous avez 90 jours pour facturer vos services à compter de la date de la présente infolettre.

Modalités de rémunération et instructions de facturation

La rémunération prévue aux articles 1.2 et 1.3 c) de la Lettre d’entente no 339 s’applique exclusivement aux services rendus durant les plages horaires réservées aux activités de la clinique d’hiver, selon l’horaire convenu avec l’établissement.

IMPORTANT : Toute facturation de services et, s’il y a lieu, de forfaits ou de suppléments dans le cadre d’une clinique d’hiver en cabinet ou en établissement doit être accompagnée du nouvel élément de contexte Services dispensés dans une clinique d’hiver.

Cabinet désigné clinique d’hiver

En cabinet, pendant une plage horaire d’une clinique d’hiver, le médecin peut opter quotidiennement pour l’un ou l’autre de ces choix :

  • la rémunération à l’acte en utilisant les codes de facturation et les tarifs applicables en cabinet, selon que le patient est inscrit auprès de lui ou non. Les frais de cabinet sont remboursables selon les dispositions de l’Entente particulière relative aux services de médecine de famille, de prise en charge et de suivi de la clientèle (40);
  • le forfait horaire de 184,30 $ (code de facturation 42048) auquel s’ajoute, si le médecin assume des frais de cabinet, une compensation horaire de 62,15 $ (code de facturation 42049). Lorsqu’il facture le forfait horaire et la compensation horaire pour les frais de cabinet, le médecin doit préciser la durée de sa prestation de services.

Le médecin qui choisit d’être rémunéré selon le forfait horaire et qui ne facture pas de supplément à la visite doit remplir le registre des consultations de la RAMQ (vous référer à l’infolettre).

Aux fins de la rémunération, la clinique d’hiver en établissement est réputée être un point de service d’un CLSC, une clinique externe d’un CHSGS ou un GMF-U en établissement.

1.2 En établissement, pendant une plage horaire d’une clinique d’hiver, le médecin peut opter quotidiennement pour l’un ou l’autre de ces choix :

  • la rémunération à l’acte en utilisant les codes de facturation et les tarifs applicables en CLSC ou en GMF-U en établissement, selon que le patient est inscrit auprès de lui ou non;
  • la rémunération à l’acte en utilisant les codes de facturation et les tarifs applicables en clinique externe en CHSGS;
  • le forfait horaire de 184,30 $ (code de facturation 42048). Lorsqu’il facture le forfait horaire, le médecin doit préciser la durée de sa prestation de services.

Le médecin qui choisit d’être rémunéré selon le forfait horaire et qui ne facture pas de supplément à la visite doit remplir le registre des consultations de la RAMQ (voir la section 2 de l’infolettre).


Médecin qui détient une nomination dans un établissement désigné clinique d’hiver

Le médecin qui détient une nomination dans le CLSC ou le GMF-U en établissement désigné clinique d’hiver et qui est rémunéré selon le mode mixte à honoraires fixes ou à tarif horaire peut conserver son mode de rémunération pour ses activités pendant une plage horaire de la clinique d’hiver.

Pour facturer les services rendus dans une clinique d’hiver, le médecin qui choisit de maintenir son mode habituel de rémunération à honoraires fixes ou à tarif horaire doit :

  • utiliser la nature de service habituelle avec le nouvel emploi de temps XXX298 Services cliniques d’hiver;
  • inscrire le numéro d’établissement correspondant à sa nomination.

S’il y a lieu, lorsqu’il facture un forfait ou un supplément, le médecin doit également indiquer l’élément de contexte Services dispensés dans une clinique d’hiver.

Médecin rémunéré selon le mode mixte

Pour facturer les services rendus dans une clinique d’hiver, le médecin qui choisit de maintenir son mode de rémunération mixte doit facturer les services qu’il rend et, s’il y a lieu, les forfaits et les suppléments avec l’élément de contexte Services dispensés dans une clinique d’hiver en plus de l’élément de contexte spécifique au secteur de pratique visé par le mode mixte.

1.3 Majorations, forfait par quart de quatre heures

Les majorations en horaires défavorables de l’annexe XX de l’Entente s’appliquent aux services rendus en clinique d’hiver ainsi qu’au forfait horaire (code de facturation 42048).

1.3.2 Forfait par quart de quatre heures

Un forfait par quart de quatre heures est payé au médecin pour les services rendus dans une clinique d’hiver, du lundi au vendredi de 18 h à 24 h ou, en tout temps, le samedi, le dimanche ou un jour férié.

Ce forfait est payable quel que soit le mode de rémunération du médecin pour les services rendus dans une clinique d’hiver. Il est de 154,80 $ (code de facturation 42050) et est divisible sur une base

2. Registre électronique des consultations de la RAMQ

Dans les prochains mois, l’accès au registre des consultations de la RAMQ sera octroyé à tout médecin omnipraticien, quel que soit son mode de rémunération.

Une nouvelle case à cocher sera ajoutée au registre pour permettre de préciser qu’une visite auprès d’un patient est faite dans le cadre d’une clinique d’hiver. Le médecin devra cocher cette case pour chaque visite inscrite au registre effectuée dans une telle clinique.

Le médecin, peu importe son mode de facturation, n’a pas à inscrire de consultation au registre s’il facture ses services à l’acte. Il en est de même pour le médecin rémunéré selon le forfait horaire, à honoraires fixes ou à tarif horaire, s’il facture, en plus de la visite, le forfait de responsabilité pour un patient vulnérable, le supplément à l’examen périodique d’un enfant âgé de zéro à cinq ans, le supplément à la prise en charge de grossesse, le supplément à la visite de suivi de grossesse ou, en GMF, le forfait annuel d’inscription en GMF.

Conférence de la collaboration 2018 – 17 au 19 octobre 2018 – Telus

Xacte sera présent à la Conférence de la collaboration 2018 afin de présenter l’intégration avec les DME Medesync et Kinlogix de TELUS Santé.

   

Présent sur place le 18 et 19 octobre : Martin Massé (Vice-président Technologie – Division de la facturation médicale ) et Guillaume Blanchard (Conseiller aux ventes internes) se feront un plaisir de répondre à toutes vos questions.

Date de l’évènement :

17 au 19 octobre 2018

Lieu de la conférence :

Hilton Québec, 1100, boulevard René-Lévesque Est, Québec (Québec), G1R 4P3

Pour plus de renseignements concernant cet événement, n’hésitez pas à consulter la page suivante : Conférence de la collaboration 2018

Au plaisir de vous rencontrer!

Advance Medicare number recognition

Pour la version française : Appuyez ici  

An advanced Medicare number recognition feature is now available on the Xacte mobile app.

With this new functionality, you can now read any bar code present on a Medicare card. The application can recognize the bar code from the older Medicare cards as well as on the newer versions of the RAMQ Medicare card. Furthermore, with this new technology, you can now scan a Medicare number from all sorts of medium :
  • A printed paper (For example : patient file)
  • A computer screen (For example : Your Electronic Medical Record)
  • An hospital card
  • Etc.
  This technology is called optical character recognition (OCR). It converts printed or most handwritten numbers into digital texts that can be used by a software application. With the digital text, Xacte’s application can then detect and extract any medicare numbers. To activate this function, access Xacte mobile app settings (Using the top left menu). Activate Enable advanced NAM’s reading. When the functionality Enable advanced NAM’s reading is activated in the settings, you will be able to use either ones (Bar code or OCR). Directly while scanning, it will be possible to activate or disable one of those functionalities (either the Bar code or the OCR function). If you find yourself using only one function, we suggest that you disable the other one. This will optimize the performance of the chosen method. If the Mobile app recognizes a few Medicare numbers, you will be prompted to choose the desired one.

Uploading files

Pour la version française : Appuyez ici  

It is now possible to upload files into your Xacte account by using the Send files function in the Xacte mobile app.

This new functionality allows you to upload files (PDF or image) 3 different ways :
    1. Send directly to Xacte

      • Allows you to send files to our Xacte agents (to be processed or to be archived)
      • By selecting this option, you need to specify what type of document you are uploading (For example : billing documents or CMA).
      • The uploaded files will then be processed like any other files sent by Email or Fax.
 
    1. Send to the web version

      • Allows you to upload files from you mobile app to your computer account’s web session (For example : a certificate of attendance for a CMA)
      • By doing so, you can easily and rapidly, attach any files to a web claim directly into your Xacte web account.
    1. Add to My documents

      • Allows you to upload files in your My Documents directory, available under the section Documents, both on the mobile app and in the web version.
  This option is available from the homepage, in the floating menu. Select the desired action and document type. Press on the + to add files. You can choose to use the Camera or a file already available on your mobile. Press on the Send button in order to upload the files.