La note au dossier est-elle nécessaire pour réclamer le paiement de vos actes?

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Par Suzanne Dorion, VP Solutions de facturation de Xacte, une solution de PetalMD

Comme la plupart de vos collègues, il y a fort à parier que vous pratiquez depuis nombre d’années sans jamais avoir remis en question votre dossier médical. Toutefois, il est important d’être conscient que le paiement de vos honoraires pourrait être remis en question par la RAMQ à cause de la tenue de vos dossiers.

En effet, bien que vous ayez toujours été payé à ce jour, il n’en demeure pas moins qu’un dossier médical mal tenu pourrait vous mettre à risque auprès de la RAMQ en ce qui a trait à votre facturation médicale, ainsi qu’auprès du CMQ quant à votre pratique.

L’absence de note, sans raison valable, pourrait amener la RAMQ à conclure que l’acte n’a pas été fait et cette dernière pourrait en demander le remboursement. Il est donc important de porter une attention particulière à la notion de «raison valable» d’annoter ou non un dossier. Ainsi, dans certains cas, l’acte pourrait être justifié malgré l’absence de note. Par exemple, l’absence d’une note au dossier d’un patient vu lors de la tournée de fin de semaine et sans changement significatif dans son état de santé, pourrait-elle être justifiée? Devriez-vous faire sortir le dossier patient pour y inscrire “patient va bien” à la main ou même avec un tampon encreur? N’est-ce pas l’une de ces notes contaminantes qui serait non justifiée? Je vous laisse en juger. Par contre, ce que nous savons avec certitude, c’est que nous ne pouvons pas anticiper l’interprétation que la RAMQ en fera. Il vaut donc mieux de mettre une note autant que faire se peut!

Vos notes cliniques face à au CMQ et la RAMQ

Dans le guide à cet effet, le CMQ explique :

«Comme le dossier médical est le témoin fidèle de l’état clinique du patient et des actes posés par le médecin, le Collège le considère comme un des outils appropriés pour apprécier la qualité de l’acte médical»

Cliquez ici pour consulter le guide

Cliquez ici pour consulter d’autres documents à ce sujet

La RAMQ reprend la notion d’une bonne tenue de dossier dans sa rubrique concernant les vérifications et enquêtes :

«Le professionnel doit bien tenir ses dossiers

Les dossiers des patients doivent être bien documentés et respecter les recommandations de l’ordre professionnel. Un dossier doit bien décrire l’état du patient ainsi que les actes pratiqués par le professionnel.

Afin d’éviter toute confusion ou fausse interprétation, les notes cliniques doivent être lisibles et complètes. Des dossiers bien tenus constituent un élément important dans le processus d’analyse de la facturation. Plus un dossier est complet, plus il est utile pour attester les services rendus.

Si les dossiers ne peuvent être présentés à la RAMQ sans raison valable ou qu’aucune note n’y a été inscrite, la RAMQ peut considérer le service faisant l’objet d’une analyse comme n’ayant pas été fourni. Son paiement pourrait ainsi être remis en question.»

Cliquez ici pour consulter la rubrique à ce sujet

Bien que le médecin demeure le seul responsable de sa facturation face à la RAMQ, une entreprise spécialisée telle que Xacte peut vous accompagner et répondre à vos questions.

Être bien conseillé par des experts de votre discipline demeure toujours la meilleure garantie pour réduire les risques d’enquête et vous assurer la tranquillité d’esprit.

Xacte, 30 ans d’expérience en facturation médicale

Véritable pionnière de la facturation médicale depuis maintenant 30 ans, l’équipe de Xacte se fait un devoir d’offrir un produit qui en fait plus et qui en offre plus. Les plateformes Web et mobile de Xacte sont actuellement utilisées par près de 2 400 médecins et optométristes du Québec. Ces outils sont réputés être les plus performants et les plus simples d’utilisation sur le marché. Aujourd’hui, Xacte fait partie de la grande famille des produits de PetalMD, une entreprise spécialisée en solutions médico-administratives.

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