Félicitations aux nouveaux médecins de 2017

Je me permets ces quelques lignes afin de féliciter tous les nouveaux médecins de 2017 ! Au nom de Xacte nous vous souhaitons un bon début de pratique et une carrière à la hauteur de vos attentes.

Mais quelles sont-elles ces attentes ? Je m’imagine dans vos souliers et vous vois rêver à une pratique de la médecine stimulante, qui vous permette de prodiguer à vos patients les meilleurs soins possible. Je vous imagine un peu moins à rêver de faire des factures à la RAMQ, à rencontrer le comptable pour vous incorporer et à planifier votre retraite… Beaucoup moins intéressant comme rêverie, n’est-ce pas ? Néanmoins, en tant que travailleur autonome, vous devez tout de même y songer et organiser les aspects administratifs de votre pratique afin de pouvoir vous concentrer sur l’aspect clinique.

Xacte est fière d’avoir pu contribuer de manière importante, cette année, à simplifier le début de pratique de 170 résidents finissants lors de conférences d’introduction à la facturation médicale. Vous n’avez pas eu l’occasion d’assister à l’une de nos séances d’information ? Contactez-nous pour discuter de votre début de pratique ou pour planifier une rencontre avec notre équipe. Il nous fera plaisir de vous faire bénéficier de notre expertise en la matière.

Téléphone : 1.855.799.2283 (1.855.79.XACTE)
Courriel : info@xacte.net
Site internet : www.xacte.net

D’ici là, je vous lève mon chapeau, car ce que vous avez réussi, peu y arrivent !

Cependant, gardez en tête cette phrase de Newton D. Baker, « l'homme diplômé aujourd'hui et qui arrête son apprentissage est l'inculte de demain ». Vous êtes au début de votre carrière et donc de vos apprentissages. Je vous la souhaite valorisante, enrichissante et lucrative !

Félicitations !

Suzanne Dorion
Experte en facturation médicale
Directrice chez Xacte

Avalanche de refus à venir ?

L’infolettre de la RAMQ datant du 26 mai dernier annonce la couleur : toute la facturation des omnipraticiens et spécialistes sera vérifiée et réévaluée depuis le 1er avril 2016, date d’avènement de SYRA. Cela risque d’occasionner beaucoup de rectifications et de refus dans la facturation de nombreux médecins.

Pour consulter cette infolettre : Cliquez ici !

Le délai de correction des factures a donc été temporairement levé (habituellement 135 jours après la date des services), pour permettre d’effectuer les modifications nécessaires aux demandes révisées et refusées rétroactivement par la RAMQ.

Faut-il s’inquiéter?

Xacte est l’une des seules compagnies qui examine aussi méticuleusement les états de compte de ses clients et y insère une foule de validations afin de bien suivre les règles écrites dans le manuel. Pour notre clientèle avec le plan Expert, l’équipe de Xacte va donc continuer de surveiller très étroitement les factures refusées sur les états de compte à venir afin d’en vérifier les motifs et d’agir en conséquence.

Xacte valide le plus possible afin de suivre les règles de facturation édictées par la RAMQ. Nous ferons donc notre maximum afin d’agir en faveur de nos clients pour qu’ils aient le moins d’impact possible lors de cette réévaluation massive. Il est fort probable que les refus soient plus nombreux pour les clients dont les demandes ont été facturées dans d’autres logiciels. Notre équipe s’occupera de tout (plan Expert). C’est ce que nous avons toujours fait, et c’est aussi pour cela que Xacte est réputée, pour son service client inégalé !

En cas de refus, nous vous aviserons par voie de clavardage, courriel ou via votre suivi de dossier. Donc si vous ne recevez aucun message de refus importants, c’est que votre dossier est conforme et que vous n’avez pas à vous inquiéter.

Xacte veille sur votre facturation, vous êtes entre de bonnes mains !

Compétition + SYRA = Fonctionnalités manquantes

D’après un récent avis émis par la RAMQ, celle-ci affirme avoir reçu plusieurs plaintes de médecins en lien avec la nouvelle version SYRA de certains logiciels de facturation.

On peut y lire que plusieurs systèmes n’offrent pas certaines fonctionnalités pourtant importantes telles que :
La modification de facture;
La facturation des frais de déplacement;
Le relevé d’honoraires lié à la demande de remboursement au patient.

Chez Xacte nous offrons toutes ces fonctionnalités.

Les impacts pour le médecin

Bien que la RAMQ invite ses développeurs à fournir un système complet avec toutes les fonctionnalités requises, elle ne peut pas les obliger à le faire. Il s’agit d’un choix que font les développeurs. Ce sont les utilisateurs qui, en optant pour un système incomplet, courrent le risque d’en subir les inconvénients, comme des pertes de revenus. De plus, il est difficile pour les médecins qui utilisent un mode de saisie papier (carton) de se rendre compte des anomalies informatiques pouvant affecter le logiciel de leur agent de facturation. Pourtant, ces manques peuvent potentiellement faire encourir des réclamations futures auprès des médecins. Voilà pourquoi nous vous recommandons de questionner votre agent de facturation pour savoir si son logiciel est efficace et à jour. Et surtout… surveillez vos états de compte!

La modification de facture, une fonctionnalité essentielle!

Toujours selon la RAMQ, certains logiciels ne proposent que l’annulation d’une facture et n’en permettent pas la modification. Or, il s’agit d’une fonctionnalité essentielle! Elle permet de corriger les erreurs simples telles que la date, l’acte ou le patient. Elle permet également de modifier une demande que la RAMQ a refusée et ce, jusqu’à 135 jours suivant la date des services. Il est donc très important de vérifier que vous avez accès à la modification de factures!

Vous songez à changer de solution de facturation? Exigez une démo!

En raison de la grande quantité d’options offertes sur le marché, la référence d’un collègue satisfait de son système pourrait vous permettre de dénicher la solution de facturation la mieux adaptée pour votre discipline.

De plus, exigez une démo du produit qui vous intéresse avant d’y souscrire. De cette façon vous pouvez:
Mettre l’application à l’épreuve;
Voir si elle vous convient réellement;
Vérifier si les problèmes que vous vivez actuellement sont présents dans cet autre logiciel.

Gardez toujours à l’esprit que votre outil de facturation doit vous simplifier la tâche et non la compliquer!

Demandez dès maintenant votre démo du logiciel Xacte, la nouvelle génération de systèmes de facturation RAMQ.

Lisez aussi : 9 situations qui vous indiquent qu’il est grand temps de changer de système de facturation

Xacte : déjà 5 ans à simplifier votre facturation RAMQ

Depuis 5 ans, Xacte facilite la tâche des médecins en leur offrant des solutions de facturation RAMQ des plus simples et des plus performantes. L’entreprise, qui a conçu et développé des applications Web et mobiles très différentes de la compétition, fait de plus en plus parler dans l’industrie. D’ailleurs, cette dernière enregistre une croissance remarquable ce qui la positionne en tant qu’un des leaders de la facturation médicale au Québec.

Bref historique

L’aventure a débuté quelques années après la vente de leur 1ère entreprise Facturation.net en 2007. Avec près de 30 ans d’expérience dans le domaine et avec quelques années au service de l’AMC (Association Médicale Canadienne), c’est la tête pleine de nouvelles idées innovantes que Suzanne Dorion et Martin Massé décident de lancer Xacte. Leur objectif : créer un produit différent qui révolutionnerait une fois de plus la facturation médicale au Québec. Ayant déjà réussi un tel défi dans les années 2000 avec le tout premier produit Web Facturation.net, ils savaient exactement ce qui manquait à l’industrie pour frapper un nouveau coup de circuit avec Xacte.
« Nous avons eu l’idée de simplifier le processus de facturation des médecins en concevant une toute nouvelle génération de logiciels de facturation RAMQ, nous voulions quelque chose d’inédit ! »  
Cinq ans plus tard les résultats et le succès de l’entreprise en disent long : une croissance de plus de 700%  et plus de 1300 utilisateurs. Nous sommes très heureux de souligner nos cinq premières années et nous sommes encouragés par l’accueil positif des médecins et optométristes pour nos solutions de facturation novatrices. Nous tenons à remercier tous nos clients pour leur fidélité au cours des 5 dernières années. Toute l’équipe travaille plus que jamais en synergie afin d’offrir aux médecins et optométristes, un produit supérieur, développé par spécialité et un service à la clientèle personnalisé, bref, une expérience de facturation qu’ils ne trouveront nulle part ailleurs !

Distinctions et honneurs

  • 1er développeur approuvé SYRA par la RAMQ
  • 1ère solution SYRA 100% opérationnelle au Québec
  • Entreprise de facturation médicale avec la plus forte croissance au Québec
  • Solution de facturation No 1 des médecins psychiatres au Québec
  Pour plus d’informations à propos des solutions de Xacte, cliquez ici. Pour connaître l’histoire complète de Xacte, visitez notre site.    

Xacte, leader de la facturation RAMQ au Québec

Une analyse réalisée par le magazine Santé inc. démontre que Xacte figure parmi les plus importantes solutions de facturation RAMQ de la province. Grâce à un produit distinctif et des fonctionnalités exclusives, Xacte a su se démarquer de la compétition et confirme ainsi sa place de nouveau leader de la facturation médicale au Québec. Cette tendance se confirme d’ailleurs du côté des nouveaux utilisateurs puisque le nombre de médecins facturés par les solutions de Xacte a augmenté de plus de 700% au cours des 4 dernières années. « Constater que Xacte est devenue une référence dans l’industrie est une immense source de fierté, affirme la propriétaire de l’entreprise madame Suzanne Dorion, mais c’est aussi un indice que les utilisateurs veulent un produit qui prend davantage en considération leurs besoins. Xacte est la solution de facturation la plus «user friendly» présentement disponible sur le marché, poursuit-elle, et nous sommes les seuls à offrir un produit qui soit tout aussi convivial que performant».

Extrait du palmarès Santé inc.*

Nom des entreprises de facturation Nbre de médecins facturés Application mobile
1.  Facturation.net 4593 Oui
2.  Xacte 1089** Oui
3.  Facturation informatique Diane Legault 843 Non
4.  Facturation médicale rive-Sud 675 Non
5.  Lambert Médico Factures 623 Non
**Chiffre de décembre 2016 – chiffre réel au moment de la mise en ligne de ce texte en février 2017 : 1206

Pour Martin Massé, directeur technique, le succès du produit est également un signe que la facturation RAMQ est entrée dans une nouvelle ère. « Pour nous, cela démontre clairement que les médecins et leur personnel veulent une application qui leur en offre plus et surtout, qui en fait plus pour eux ». Pour découvrir Xacte, la toute nouvelle génération de logiciels de facturation RAMQ, cliquez ici.

Xacte, c’est aussi le No 1 chez les psychiatres

Les premiers médecins à découvrir Xacte furent les psychiatres, le produit ayant d’abord été introduit dans le marché auprès de cette spécialité. Plus simple et plus efficace que tout autre système, sa popularité s’est répandue comme une traînée de poudre sur le Québec, faisant en sorte qu’aujourd’hui, Xacte est devenue le Choix No1 des psychiatres au Québec. Devant l’accueil chaleureux que ces spécialistes ont réservé au produit, l’application est maintenant offerte à toutes les disciplines en version Web et mobile. Pour en apprendre davantage sur votre facturation médicale, lisez aussi: 9 situations qui vous indiquent qu’il est temps de changer de logiciel de facturation   * Source : Guide des agences de facturation, Santé inc. janvier 2017 http://santeinc.com/2017/01/guide-des-services-de-facturation/  

La goutte qui fait déborder le vase

Nous invitons les médecins à être prudents en ce qui a trait à leur facturation. Avec la nouvelle Loi 92 qui donne des supers pouvoirs à la RAMQ et l’entrée en vigueur prochaine du règlement sur les frais accessoires, les risques de sanctions suite à des facturations erronées ont augmenté. Tandis que certains médecins préfèrent claquer la porte au régime public, d’autres se demandent s’ils ne vont pas temporairement retirer certains services de leur offre. Les médecins spécialistes sont confus et plusieurs saisissent mal les nuances entre les frais considérés comme accessoires et les frais pour les services non assurés. Mais qui pourrait leur en vouloir considérant l’ambiguïté des informations actuellement véhiculées? Voilà pourquoi, dans le contexte actuel, il est capital de vous assurer que vous facturez correctement et en toute légitimité. La FMSQ se débat intensément pour tenter d’aider les médecins et clarifier la situation avec le MSSS et la RAMQ. Cette dernière a même demandé l’aide du président du Conseil du Trésor.

Amendes salées et sanctions pour les médecins dissidents

Quoi qu’il en soit, en attendant que la FMSQ parvienne à obtenir des réponses claires de la part du gouvernement et qu’elle puisse vous donner des orientations spécifiques, nous vous recommandons de prendre connaissance des nouvelles dispositions de la loi.  Les montants des amendes et des sanctions ayant été drastiquement augmentés en décembre dernier par la RAMQ, il est capital de vous informer afin de vous prémunir et d’éviter d’éventuelles réclamations. Nous vous invitons à lire attentivement les dossiers qui encadrent la facturation des frais aux patients, le tout, selon votre discipline.
  1. Règlement abolissant les frais accessoires : cliquez ici pour les détails concernant les frais abolis
  2. Les orientations du MSSS concernant les frais qui peuvent être réclamés aux patients : cliquez ici
  3. Le matériel et les produits pharmaceutiques fournis aux cabinets dans le cadre de l’abolition des frais accessoires : cliquez ici

Pour obtenir des réponses

Puisque certaines dispositions du nouveau règlement apparaissent non conformes et semblent omettre des éléments importants, la FMSQ vous invite à leur transmettre vos questions à l’adresse  infonego@fmsq.org Lisez aussi : Les supers pouvoirs de la Régie en matière de facturation  

Les supers pouvoirs de la Régie​ en matière de facturation

Presqu’un (1) an jour pour jour après la publication d’un article dans La Presse dénonçant la mauvaise facturation des médecins, la RAMQ étend ses pouvoirs, avec une nouvelle loi, pour mieux encadrer la pratique des médecins. En effet, la Régie s’est dotée de nouveaux pouvoirs pour exercer de façon optimale ses activités de contrôle et intervenir plus efficacement lorsque des irrégularités ou des fraudes présumées sont décelées dans les demandes de paiement des médecins. Ainsi, parmi les changements qu’apportent ces nouveaux pouvoirs, notons :
  1. Le délai de révision qui passe de 3 ans à 5 ans pour les demandes de paiement non conformes et à 10 ans pour les services non rendus, faussement décrits ou non assurés.
  2. L’ajout de sanctions administratives pécuniaires : 10 % pour les services non conformes ou 15 % pour les services non rendus, faussement décrits ou non assurés du montant dont le professionnel de la santé ou le dispensateur est redevable.
  3. Les amendes, qui étaient généralement de 1 000 $ à 2 500 $ et de 2 000 $ à 5 000 $ en cas de récidive, ont augmenté substantiellement et peuvent aller jusqu’à 150 000$.

Obligation de conserver vos documents de facturation pendant 5 ans

Bien que les pièces justificatives ne soient pas exigées d’emblée, les changements décrits précédemment au point numéro 1 vous indiquent que vous devez maintenant conserver tous vos documents de facturation pendant cinq (5) ans.

Qu’en est-il des droits des médecins?

De son côté, le médecin dispose seulement de 90 jours pour soumettre ses demandes de paiement. Après ce délai, le médecin qui désire faire réviser une demande n’a qu’une seule option : la demande de dérogation… et celle-ci n’est acceptée que dans des cas extrêmes (ex. : décès). C’est donc dire qu’il sera quasiment impossible de faire réviser une demande au delà du délai prescrit. Comment justifier un tel écart entre les droits de la Régie et ceux des médecins? La RAMQ devrait-t-elle assouplir ses règles? C’est une question qui amène une réflexion intéressante pour la Fédération qui voit aux droits des médecins du Québec. Pour plus de détails concernant les pouvoirs de la Régie, cliquez ici: http://www.ramq.gouv.qc.ca/fr/regie/Pages/pouvoirs-de-la-regie.aspx  

SYRA : faut-il sonner l’alarme?

Alors qu’il reste moins de 25 jours avant l’entrée en vigueur des nouvelles normes SYRA, nous estimons que plus de 30% des médecins du Québec n’ont toujours pas été transférés sur la nouvelle plate-forme SYRA de leur fournisseur.

Selon l’information que la FMSQ a obtenue auprès de la RAMQ, le nombre de migrations effectuées par les développeurs de logiciels s’avère inférieur à ce qui avait été planifié. Au 1er novembre dernier, plus de 10 000 médecins n’avaient pas encore transféré. Êtes-vous de ce nombre?

Urgence d’agir

À seulement quelques jours de la date butoir, tous les médecins devraient déjà avoir migré sur la nouvelle plate-forme SYRA.

Si tel n’est pas votre cas, vous devriez dès maintenant demander votre transfert afin de tester et de valider le nouveau système SYRA de votre fournisseur. Cela pourrait vous éviter certaines mauvaises surprises : le nouveau système de votre fournisseur pourrait ne pas vous convenir ou encore être truffé de bogues informatiques. La vigilance est de mise et vous impliquer dans ce processus de changement est primordial.

À cet effet, il est important de savoir que chaque médecin est entièrement responsable de sa facturation. D’éventuels problèmes ou manquements ne pourraient donc pas être imputables à votre fournisseur de services en facturation.

« Le professionnel de la santé est toujours responsable de sa facturation, même s’il utilise les services d’une agence de facturation et que cette dernière signe en son nom, … » Extrait du site de la RAMQ1

Nous vous invitons à lire l’article paru dans l’édition de décembre du magazine Le Spécialiste, en page 15 et intitulé « SYRA, êtes-vous prêt? »

SYRA chez Xacte : 100% des médecins transférés avec succès

Chez Xacte, nous avons débuté le transfert de nos clients en avril 2016 et depuis novembre, toute notre clientèle est facturée avec notre nouvelle version SYRA. Xacte fut le premier fournisseur à avoir passé les tests de conformité SYRA au Québec et l’un des premiers fournisseur majeur à avoir transféré tous ses clients sur la nouvelle plate-forme.

Xacte garantit que son système est 100% opérationnel et fonctionnel et surtout, qu’il est facile d’utilisation. Si vous expérimentez des problèmes avec votre facturation, n’hésitez pas à contacter notre équipe au 1.855.799.2283, poste 512.

Pour plus de détails concernant les solutions de Xacte, visitez notre site Web.
  1. http://www.ramq.gouv.qc.ca/fr/professionnels/optometristes/facturation/verification-controle/Pages/role.aspx

Facturation RAMQ : obligation de conserver vos données pendant 3 ans

Les normes de la RAMQ exigent que chaque médecin conserve ses données de facturation pendant 3 ans. Le problème, c’est que la plupart des nouveaux logiciels de facturation (SYRA) disponibles sur le marché ne sont pas compatibles avec l’ancien (MOD). En effet, les compagnies de facturation ont presque toutes créé leur système SYRA sans se soucier de l’importance de la compatibilité… sauf Xacte! Ainsi, alors que les médecins devront conserver et maintenir deux logiciels de facturation juste au cas où la RAMQ désirerait effectuer une vérification, les clients de Xacte bénéficieront d’une seule plate-forme 100% compatible qui supporte les 2 systèmes (MOD +SYRA). « Chez nous, on fait toujours  les choses différemment… c’est ça qui nous distingue », mentionne Martin Massé, directeur technique chez Xacte. « On travaille toujours en fonction de faciliter la tâche aux médecins », poursuit-il. Xacte : votre option pour une compatibilité MOD + SYRA Les médecins qui désirent éviter d’avoir à gérer la complexité qu’impose le maintien de 2 logiciels peuvent transférer toutes leurs données chez Xacte. Ce transfert leur permettra d’avoir accès aux anciennes données MOD aussi bien qu’au nouvelles données SYRA sur une seule et même plate-forme. Pour plus d’information concernant le projet SYRA de la RAMQ, consultez Les grands changements Lisez aussi : 9 situations qui vous indiquent qu’il est grand temps de changer de système de facturation Toujours à l’écoute des besoins de sa clientèle et riche d’une expertise de plus de 30 ans en facturation RAMQ, Xacte est aujourd’hui le nouveau leader de la facturation médicale au Québec. Pour découvrir les avantages de Xacte, cliquez ici.

Xacte Mobile 2 : Version SYRA maintenant disponible pour les médecins

Totalement innovatrice, notre nouvelle application Mobile SYRA vous offre une expérience des plus conviviales. Ultra simple d’utilisation et intuitive, elle vous permet, comme toujours, de gérer facilement et rapidement votre facturation. En plus d’être 100% conforme aux nouvelles normes SYRA de la RAMQ, elle propose des fonctionnalités distinctives qui simplifient votre facturation tout en vous faisant sauver du temps :
  • numérisation automatique du NAM à partir du code barre maintenant plus performante
  • synchronisation avec la base de données de la RAMQ pour une validation immédiate du NAM
  • accès aux archives de facturation
  • aide-mémoires intégrés par spécialité
  • détection des erreurs au fur et à mesure que vous saisissez les données pour éviter les refus de paiement
  • validations poussées des codes de facturation, des diagnostics, etc.
  • raccourcis pour accélérer la saisie
  • envoi des demandes à la RAMQ à partir de l’application (au lieu d’être redirigées vers l’application Web)
  • et tellement plus!
Consultez notre site Web pour plus de détails à propos de notre application mobile. Les médecins qui ont migré sur SYRA peuvent dès maintenant la télécharger gratuitement sur l’App Store et sur Google Play.